E. sąskaitos faktūros Europoje: spartesnis perėjimas prie atitikties reikalavimams

E. sąskaitos faktūros visoje Europoje palaipsniui tampa teisinis reikalavimas. Skatinamos tokių iniciatyvų kaip ViDA ir remiamos tokių standartų kaip Peppol ir Factur-X, ES valstybės narės siekia suderinti sistemas. Tačiau kiekviena šalis žengia savo tempu ir turi savo specifiką. Šiame straipsnyje pateikiama pagrindinių įsipareigojimų, formatų ir terminų apžvalga, siekiant padėti įmonėms pasirengti šiam dideliam pokyčiui.

E. sąskaitos faktūros Europoje: reguliavimo aplinka, standartiniai formatai ir atitikties reikalavimams iššūkiai iki 2030 m.

Elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas visoje Europoje tampa norma. Šis perėjimas, kurį skatina nacionalinės iniciatyvos ir Europos programos, pvz., ViDA (PVM skaitmeniniame amžiuje), siekia modernizuoti PVM valdymą, kovoti su sukčiavimu ir supaprastinti verslo sandorius.

Tačiau dėl skirtingų nacionalinių terminų, privalomų formatų, mainų platformų ir fiskalinės atskaitomybės reikalavimų įmonės susiduria su fragmentuota aplinka. Tačiau, jei šis pokytis bus veiksmingai numatytas, jis gali tapti galingu veiklos efektyvumo ir konkurencingumo varikliu.

E. sąskaitų faktūrų išrašymo Europoje pagrindai

Peppol (visos Europos viešieji pirkimai internetu)

Peppol yra saugus tinklas, kuris palengvina standartizuotą elektroninių dokumentų, pvz., sąskaitų faktūrų ir pirkimo užsakymų, mainus tarp įmonių ir viešojo administravimo institucijų.

Jis pagrįstas:

• Bendru formatu: Peppol BIS;
• Centrine adresavimo sistema;
• Tarptautiniu sąveikumu, iš pradžių B2G srityje, o vėliau palaipsniui išplečiant į B2B mainus.

ViDA (VAT in the Digital Age)ViDA (PVM skaitmeniniame amžiuje)

Europos Komisijos vadovaujama ViDA siekia skaitmenizuoti ir modernizuoti PVM procesus. Pagrindiniai pasiūlymai apima:

• Privalomas elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas ES vidaus sandoriams;
• Suderintas sąskaitų faktūrų formatas, įkvėptas Peppol;
• ES mastu standartizuotas elektroninis ataskaitų teikimas.

Įgyvendinimas numatomas 2028–2030 m.

Bendri elektroninių sąskaitų faktūrų formatai

Formatas	Aprašas
Factur-X	Prancūziškas-vokiškas hibridinis formatas, jungiantis žmogui suprantamą PDF ir struktūrizuotą XML
UBL	Standartinė XML kalba verslo dokumentams, naudojama daugelyje šalių
CII	UN/CEFACT sukurtas XML formatas, suderinamas įvairiose pramonės šakose

E. ataskaitų teikimo vaidmuo reformoje

Kartu su e. sąskaitų faktūrų išrašymu, e. ataskaitų teikimas tampa pagrindine mokesčių institucijų priemone. Tai apima automatizuotą sąskaitų faktūrų duomenų perdavimą (įskaitant B2C ir eksporto sandorius), dažnai realiuoju laiku arba per trumpą laiką.

Pavyzdžiai:

• Vengrija: elektroninė ataskaitų teikimo sistema realiuoju laiku veikia nuo 2018 m.;
• Prancūzija: elektroninė ataskaitų teikimo sistema bus integruota į privalomą elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymo sistemą nuo 2026 m.

Daugiau informacijos apie tokius terminus kaip:

• PPF (viešasis sąskaitų faktūrų portalas);
• AP (anksčiau PDP)

Žiūrėkite mūsų straipsnį apie elektronines sąskaitas faktūras Prancūzijoje čia

Konkrečioms šalims taikomi įsipareigojimai ir terminai

Europos šalys pažangą daro skirtingu tempu. Toliau pateikiamas dabartinių arba būsimų įsipareigojimų apibendrinimas:

Dėl šių skirtumų įmonės turi pritaikyti savo atitikties strategijas kiekvienai šaliai, vengdamos techninių problemų kūrimo pavojaus.

Apžvalga pagal šalis: praktinės detalės ir techniniai reikalavimai

Rumunija

Nuo 2024 m. sausio 1 d. elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas bus privalomas visoms Rumunijos įmonėms, nepriklausomai nuo jų PVM statuso. Nacionalinė RO E-Factura sistema naudoja struktūrizuotą XML formatą, o sąskaitos faktūros turi būti pateiktos per penkias darbo dienas. Nuo 2024 m. liepos mėn. mokesčių tikslais B2B sandoriuose bus pripažįstamos tik per RO E-Factura sistemą pateiktos sąskaitos faktūros.

Tuo tarpu RO E-Transport sistema yra plečiama, kad apimtų tarptautinius srautus, o baudos bus įvestos 2024 m. liepos mėn.

✅ Sage X3 visiškai atitinka šią sistemą: X3 galima naudoti tiek išeinančių, tiek įeinančių sąskaitų faktūrų srautus.

Norėdami sužinoti daugiau apie elektronines sąskaitas faktūras Rumunijoje: Spauskite čia.

Susipažinkite su RO E-Factura sistema, spauskite čia.

Lenkija

Privaloma elektroninė sąskaitų faktūrų išrašymo sistema Lenkijoje bus įdiegta 2024 m. liepos mėn. per KSeF platformą. Tam reikalingas struktūrizuotas XML formatas ir centralizuotas pateikimas mokesčių institucijai.

Įmonės turėtų jau dabar pradėti pritaikyti savo ERP sistemas, kad užtikrintų atitiktį reikalavimams.

Ispanija

2025 m. gruodžio 2 d. Ispanijos vyriausybė oficialiai atidėjo Verifactu įgyvendinimą. Privalomojo atitikties terminas buvo perkeltas iš 2026 m. į 2027 m. Įgyvendinimas prasidės 2027 m. sausio 1 d. įmonėms ir 2027 m. liepos 1 d. MVĮ ir savarankiškai dirbantiems asmenims. Šį atidėjimą patvirtino Ministrų Taryba Finansų ministerijos dekretu-įstatymu.

Todėl reikia įsiminti šį tvarkaraštį:

• 2027 m. sausio 1 d.: įmonės, kurioms taikomas pelno mokestis.
• 2027 m. liepos 1 d.: kitos įmonės ir savarankiškai dirbantys asmenys.

Daugiau informacijos rasite mūsų straipsnyje apie elektronines sąskaitas faktūras ir straipsnyje apie Verifactu: naują Ispanijos mokesčių kontrolės sistemą.

Vengrija

Nors elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas Vengrijoje nėra privalomas, nuo 2018 m. visos B2B ir B2C sąskaitos faktūros turi būti teikiamos realiuoju laiku per NAV sistemą. Tai reiškia, kad mokesčių duomenys perduodami nedelsiant per API, o pati sąskaita faktūra nesiunčiama.

RTIR (Real-Time Invoice Reporting, sąskaitų faktūrų teikimas realiuoju laiku) yra privalomas nuo 2021 m. sausio mėn.

✅ Atitinka reikalavimus: RTIR 3.0 XML versija yra prieinama X3.

Prancūzija

Nuo 2026 m. Prancūzija išplės privalomą elektroninių sąskaitų faktūrų išrašymą ir elektroninę ataskaitų teikimą visoms įmonėms. DGFiP vadovaujama reforma yra pagrįsta trijų pakopų struktūra:

• Viešasis sąskaitų faktūrų portalas (PPF)
• Sertifikuotos AP Patvirtinta platforma (anksčiau PDP)
• Centralizuotas katalogas

Laikotarpis skiriasi priklausomai nuo įmonės dydžio, o MVĮ privalės išrašyti e. sąskaitas faktūras nuo 2027 m. Palaikomi struktūrizuoti formatai apima Factur-X, UBL ir CII.

Sage, kaip sertifikuotas AP Patvirtinta platforma (anksčiau PDP), siūlo visiškai integruotą ir reikalavimus atitinkantį sprendimą.

Skaitykite mūsų straipsnį apie elektronines sąskaitas Prancūzijoje Spauskite čia

Saugumas, BDAR ir sąveika

Kibernetinis saugumas ir duomenų apsauga

Skaitmeninės sąskaitos kelia rimtų susirūpinimą dėl konfidencialumo ir saugumo:

• Jautrūs sąskaitų faktūrų duomenys (kainos, PVM ir klientų tapatybės) turi būti apsaugoti.
• Saugojimas turi atitikti BDAR reikalavimus.
• Yra sukčiavimo ar tapatybės vagystės pavojus dėl suklastotų elektroninių dokumentų.

Formatų ir sistemų sąveika

Įmonės turi užtikrinti, kad jų ERP ir sąskaitų faktūrų išrašymo įrankiai:

• Palaiko visus reikiamus formatus (Factur-X, UBL, CII);
• Suderinami su nacionalinėmis sistemomis (SDI, KSeF, RO E-Factura ir kt.).
• Įtraukia jungtis prie PDP arba viešųjų portalų.

Ką tai reiškia verslui?

Įmonėms, veikiančioms keliose šalyse, prisitaikymas prie šių skirtingų reikalavimų gali kelti didelių valdymo sunkumų. Net jei veikiate tik vienoje šalyje, vis tiek turite laikytis vietinių atitikties taisyklių.

MVĮ ir labai mažos įmonės: unikalus iššūkis

• Mažiau pasirengusios, dažnai neturinčios tinkamos ERP sistemos;
• Mažiau informuotos apie techninius reikalavimus;
• Reikia didesnio partnerių ar integratorių palaikymo.

Integratoriai ir ERP: strateginis vaidmuo

• Centralizuokite sąskaitų faktūrų srautus.
• Siūlykite integruotus elektroninių sąskaitų faktūrų jungiklius.
• Užtikrinkite nuolatinius atnaujinimus, kad atitiktumėte reguliavimo pokyčius.

Kaip galite efektyviai pasiruošti?

Čia pateikiamas kontrolinis sąrašas, kuris padės jums pereiti prie elektroninių sąskaitų faktūrų:

✅ Nustatykite šalis, susijusias su jūsų sandoriais.

✅ Sudarykite sąskaitų faktūrų srautų žemėlapį (klientai, tiekėjai, B2B, B2C ir kt.).

✅ Patikrinkite ERP suderinamumą (pvz., Sage X3) su reikiamais formatais.

✅ Pasirinkite sertifikuotą partnerių skaitmeninę platformą (PDP).

✅ Apmokykite savo komandas ir pritaikykite vidinius procesus.

✅ Numatykite e. ataskaitų teikimo reikalavimus (pvz., eksportas, B2C).

Žvilgsnis į ateitį: link Europos harmonizacijos?

ViDA iniciatyva iki 2028–2030 m. planuoja įgyvendinti šiuos tikslus:

Vieningą sąskaitų faktūrų formatą, įkvėptą Peppol BIS;
Standartizuotą PVM ataskaitų teikimą visose valstybėse narėse;
Tarpvalstybines sąveikias platformas.

Šie planai suteikia unikalią galimybę supaprastinti, automatizuoti ir užtikrinti sąskaitų faktūrų išrašymo procesų saugumą visoje Europoje.

Tuo tarpu sistemų įvairovė reikalauja individualaus požiūrio į kiekvieną šalį, tačiau nesukuriant izoliuotų techninių architektūrų.

Išvada:

Perėjimas prie elektroninių sąskaitų faktūrų visoje Europoje yra būtinas ir transformuojantis. Tam reikalinga:

• Techninės investicijos;
• Nuolatinė reguliavimo priežiūra;
• Kiekvienai jurisdikcijai pritaikyta strategija.

Tačiau tai taip pat gali padidinti našumą, atitiktį reikalavimams ir konkurencingumą.

Kaip sertifikuotas Sage partneris, mes padėsime jums per visą šį pertvarkymo procesą, teikdami jums pritaikytą diagnostiką ir integruotą sprendimą, kuris leis jums užtikrintai valdyti savo atitikties reikalavimams įsipareigojimus.

Susisiekite su mumis jau šiandien, kad susitartume dėl individualaus įvertinimo ir pritaikyto diegimo plano.