Sistemul e-Factura
în Franţa

De la 1 septembrie 2026, nu va mai fi posibil să solicitați furnizorilor dumneavoastră facturi pe hârtie sau în format PDF.

Toate companiile vor trebui:

• Să accepte facturi electronice de la furnizorii lor.
• Să le integreze în sistemul lor de contabilitate sau de management al afacerii.

De la 1 septembrie 2026, companiile mari și apoi, treptat, până în septembrie 2027 celelalte companii, trebuie să:

• Fie pregătite să poată emite facturi electronice în formate conforme.
• Să le poată trimite automat clienților lor prin intermediul unei platforme la alegerea lor.

Asigurați-vă conformitatea prin 4 metode de facturare electronică:

• Schimbul de facturi în formate structurate conforme cu standardul european EN16931 (formatele UBL 2.A si CII), cu obligaţia platformelor (publice sau private) de a produce un document PDF lizibil.
• Schimbul de facturi în formate mixte conforme cu standardul european EN16931, combinând date structurate și un PDF care poate fi citit pe ecran; standardul franco-german Factur-X este cel mai cunoscut dintre aceste formate mixte. El redă factura originală și conține un fișier de date structurate (XML).
• Formate opționale (de exemplu, formatul EDIFACT), supuse acceptării de către ambele părți (vânzător/cumpărător) și extragerii datelor obligatorii de către o platformă de dematerializare parteneră (PDP).
• Fluxuri de date dematerializate (prin EDI, API etc.) sau înregistrare online pe platforma publică.

Va fi obligatorie arhivarea facturilor electronice în formatul lor informatic original. Arhivarea constă într-o depozitare într-un seif digital, sigilată şi marcată temporal.

Crearea unei rețele de facturare care să lege toți jucătorii BtoB este însoțită de o transparență totală asupra statusului fiecărei facturi, unul după altul

4 statusuri obligatorii sunt comunicate de toate platformele:

• Trimis
• Respins
• Refuzat
• Primit

În serviciile oferite de platforme vor putea fi incluse și alte statusuri (pus la dispoziție, preluat, aprobat, aprobat parțial, plată transmisă, precum și altele), care sunt recomandate, dar opționale, cunoscute sub denumirea de statusuri „libere”.
Aceste statusuri sunt tratate mai degrabă ca informații de gestionare decât informații de facturare. Pe scurt, gestionarea clienţilor debitori, gestiunea fluxului de numerar, precum și business intelligence vor fi mult îmbunătățite.

e-Reporting reprezintă transmiterea de date către autoritățile fiscale. Aceste noi fluxuri de date trebuie trimise:

• Pentru tranzacțiile internaționale B2B, pentru facturile trimise sau primite (excluzând importurile de mărfuri);
• Pentru tranzacții B2C (facturi, rapoarte Z, tranzacții fără facturi);
• În scopuri de colectare (când este vorba despre facturi pentru prestarea de servicii în care TVA-ul se percepe la încasare).

Cum funcționează?

Frecvența fluxurilor e-Reporting depinde de regimul de TVA al companiei. Platforma de emitere aleasă de companie (PPF sau PDP) concentrează și transmite aceste fluxuri către organele fiscale.

O factură electronică trebuie să îndeplinească două condiţii:

• Trebuie creată, trimisă, primită și stocată în formă electronică.
• Trebuie să respecte condițiile impuse de Direcția Generală de Impozite.

• Formatul documentului: factura electronică nu este un fișier PDF trimis prin e-mail. Este un format special care poate fi citit de o aplicație de management special configurată.
• Circuitul documentelor: factura electronică trece prin două platforme, una aleasă de expeditor și cealaltă de destinatar. Aceste platforme verifică conformitatea formală a facturilor și le respinge dacă nu sunt conforme. Ele sunt, de asemenea, responsabile pentru transmiterea datelor privind TVA către guvern.

Două formate vor fi în circulație:

• Formate structurate (UBL, EDIFACT, CII etc.), care pot fi citite doar de mașini.
• Formate mixte, constând din date structurate și un PDF care poate fi citit pe ecran, cum ar fi standardul franco-german Factur-X.

Vor apărea platforme care să permită companiilor să beneficieze de e-Factura într-un mod simplu și sigur.

• Schimbul de facturi între companii va fi gestionat de platforme private sau Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), care vor trebui listate într-un director.
• Transmiterea datelor de facturare, pe care o va face posibilă pentru luarea pulsului economiei, va fi gestionată de o platformă publică, Portail Publique de Facturation (PPF). Doar platforma publică va face schimb de date cu DGDiP. Se va stabili o legătură automată între platformele private și această platformă publică.

• Optimizarea procesului de facturare: simplificare, raționalizare și securitate.
• Litigii de colectare reduse și timpi de plată mai mici.
• Amprenta de carbon redusă.

Pentru companii, adoptarea facturării electronice va însemna în primul rând costuri mai mici:

• Flux de numerar îmbunătățit prin timpi de plată reduşi.
• Costuri mai mici cu declarația de TVA, datorită posibilității de pre-completare.
• Costuri reduse de administrare a facturilor, atât pentru facturile primite, cât și pentru cele emise.

Notificări simplificate, mai puține diferenţe, reconcilierea automată a facturilor, trasabilitatea procesării facturilor și accesul instantaneu la documentele arhivate contribuie la reducerea costurilor și a timpului de procesare a facturilor dematerializate.
Forum National de la Facture Électronique estimează câștigul de productivitate la 1/3 pentru furnizor și 2/3 pentru client.

• Este potrivit pentru companii de toate dimensiunile.
• Garantează confidențialitatea politicilor comerciale (condiții, tarife etc.).
• Distribuie responsabilitatea pentru buna funcționare a ecosistemului între actorii publici și privați.
• Păstrează continuitatea sistemelor electronice de schimb de facturi deja existente.
• Stimulează inovația și competiţia între jucători.
• Lasă calea deschisă pentru ca procesele să fie îmbunătățite prin servicii suplimentare.