La facture électronique

La facture électronique s’inscrit en France dans une évolution vers la dématérialisation des échanges. À partir de juillet 2024 en France, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être en capacité de recevoir des factures au format électronique. Ce projet est porté par l’État, avec l’ambition de simplifier la chaîne de facturation et de paiement et d’optimiser la perception de la TVA.
Les impacts vont être importants. Il est donc primordial de comprendre ce que la facture électronique change pour les entreprises.

On peut parler de massification des échanges dématérialisés.

Calendrier d’Obligations d’émission et de réception en France

Anticiper, Comprendre et Communiquer

Pour permettre aux entreprises de se mettre plus facilement en conformité, les solutions de gestion évoluent vers une plus grande automatisation des saisies, des imports de flux bancaires ainsi que vers la dématérialisation des factures.

Les caractéristiques

Une facture électronique doit remplir deux conditions :

• Être créée, envoyée, reçue et conservée sous format électronique.
• Respecter les modalités imposées par la Direction Générale des Impôts.

La facture électronique induit deux changements majeurs :

• Le format du document : la facture électronique n’est pas un PDF envoyé par courriel. C’est un format particulier lisible par une application de gestion spécialement paramétrée.
• Le circuit du document : la facture électronique passe à travers deux plateformes, l’une choisie par l’émetteur et l’autre par le récepteur. Ce sont ces plateformes qui contrôlent la conformité formelle des factures et les rejettent en cas de non-conformité. Ce sont elles aussi qui transmettent à l’État les données de TVA.

Quelle évolution pour les entreprises ?

Deux formats seront en circulation :

• Les formats structurés (UBL, EDIFACT, CII…), qui ne peuvent être lus que par des machines.
• Les formats mixtes, composés de données structurées et d’un PDF lisible à l’écran, comme le standard franco-allemand Factur-X.

Des plateformes vont apparaître dans le paysage pour permettre aux entreprises de bénéficier de la facture électronique en toute simplicité et en toute sécurité.

• L’échange des factures entre les entreprises sera assuré par des plateformes privées ou Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), qui devront être répertoriées dans un annuaire.
• La transmission des données de facturation, qui permettra la prise de pouls de l’économie, sera assurée par une plateforme publique, le Portail Public de Facturation (PPF). Seule la plateforme étatique échangera avec la DGDiP. Un lien automatique sera établi entre les plateformes privées et cette plateforme publique.

Avantages de la facture électronique

Les bénéfices induits 

• L’optimisation du processus de facturation : simplifier, rationaliser et sécuriser.
• La réduction des litiges liés au recouvrement et la réduction des délais de paiement.
• La réduction de l’empreinte carbone.

Pour les entreprises, l’adoption de la facture électronique se traduira surtout par une diminution des coûts :

• Amélioration de la trésorerie avec le raccourcissement des délais de paiement.
• Diminution du coût de la déclaration de TVA, avec la possibilité du pré-remplissage.
• Diminution des coûts induits par l’administration des factures, à la réception comme à l’émission.

Un gain de productivité

La simplification des relances, la raréfaction des litiges, le rapprochement automatisé des factures, la traçabilité de leur traitement et à un accès instantané aux documents archivés permettent de diminuer le coût et le temps de traitement des factures dématérialisées.
Le Forum National de la Facture Électronique estime que le gain de productivité profite pour 1/3 au fournisseur et pour 2/3 au client.

Les 6 avantages du circuit de la facture électronique

• Il est adapté à toutes les tailles d’entreprises.
• Il garantit la confidentialité des politiques commerciales (conditions, tarifs…).
• Il répartit la responsabilité du bon fonctionnement de l’écosystème entre acteurs publics et acteurs privés.
• Il préserve la continuité des systèmes d’échanges de factures électroniques déjà en place.
• Il stimule l’innovation et l’émulation entre les acteurs.
• Il laisse le champ libre à l’enrichissement des processus grâce à des services additionnels.

Les obligations

L'évolution de Sage X3 face à cette réforme

Comme pour le passage à la DSN ou au PAS, la mise en place de la facture électronique implique une évolution des fonctionnalités des solutions de gestion.
Dès la publication par l’État des spécifications (France), les équipes R&D de Sage et Deveho Consulting Group se mettront au travail pour faire évoluer les solutions impliquées dans le processus de facturation.

La seule solution pour obtenir ces fonctionnalités sous Sage X3 sera la version v12 accompagnée de la dernière mise à jour.

Sage travaille en amont et en collaboration avec l’ensemble des acteurs en charge de la réflexion :  dans le cadre de l’association SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données Sociétés), au sein du FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques).

Il est possible d’anticiper les transformations majeures en termes d’organisation en se mettant en ordre de marche autour de 4 axes majeurs de réflexion.

1. OUTILS : cartographier son système d’information pour identifier les outils qui peuvent être impactés (système de saisie en interne globalisé, portail fournisseur etc).
2. ORGANISATIONNEL, PORCESSUS (les factures intra group devront être dans le système facture électronique).
3. DATA : identifier l’émetteur / récepteur (identifier le SIRET, SIREN dans le système informatique) donc faire le ménage dans la Data.
4. SYSTEME CYBLE ATTENDU : Préparer l’ERP, les mises à jour, les manquants.

On détecte un réel potentiel sur la Data, elle va venir encapsuler un certain nombre d’informations non saisies auparavant dans le système comptable.

Objectifs :

L’un des objectifs principaux de la facture électronique est le temps réel pour que les données soit enregistrées dans le système d’information et les traiter en continue pour garder la visibilité sur la trésorerie et autres éléments de pilotage.

Conclusion

En conclusion, la facture électronique est une évolution incontournable, utile et nécessitant une adaptation de ses pratiques de facturation. Résolu à simplifier la gestion pour toutes les entreprises et à les accompagner dans la digitalisation de tous leurs processus, Sage est engagé dès l’amont de la réforme pour accompagner ses clients en toute sérénité.

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