LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE EN FRANCE ET A L'ETRANGER: UNE POLITIQUE SANS PAPIER !

En raison des volumes croissants de données, la suppression du papier est une préoccupation majeure pour les entreprises.

Avantages de la facturation électronique

• Productivité : l’automatisation de la gestion des factures vous fera gagner beaucoup de temps.
• Trésorerie : La facturation électronique permet d’effectuer les paiements deux fois plus rapidement qu’en format papier.
• Écologie : dématérialiser vos factures, c’est aussi utiliser moins de papier et réduire votre empreinte carbone.
• Sécurité : La facture électronique est authentique et constitue un gage de sécurité.

  Au-delà de la simple numérisation des documents, la dématérialisation permet aujourd’hui d’optimiser les échanges de données et les processus à l’heure où le numérique est le principal vecteur d’information et de communication. Ainsi, de nombreux documents tels que les commandes, les devis, les factures et les documents sont numérisés, ce qui facilite leur échange, leur consultation et leur archivage. Dans cet article, nous allons nous intéresser de plus près aux factures dématérialisées.

Pour être considérée comme une facture électronique, une facture dématérialisée doit remplir deux conditions :

– être créée, envoyée, reçue et stockée sous forme électronique

– Respecter les conditions imposées par la Direction générale des impôts, à savoir

• La facture électronique peut contenir des données normalisées et structurées permettant une comptabilisation automatique, ou faire l’objet d’une piste d’audit fiable, garantissant la réalité économique de la transaction facturée,
• Respecter les mêmes obligations qu’une facture papier en termes de mentions légales,
• Prouver l’identité de l’expéditeur (grâce notamment à la signature électronique),
• Garantir l’intégrité de son contenu (en le rendant impossible à modifier),
• Assurer sa lisibilité par le destinataire.

Jusqu’à présent, la facturation électronique était obligatoire pour la relation économique avec les organismes publics via la plateforme Chorus Pro. En effet, depuis le 26 juin 2014, la directive européenne relative à la facturation électronique et aux marchés publics vise à faire de la facture électronique le mode de facturation le plus utilisé en Europe d’ici 2020.

Plusieurs pays, comme la France, ont mis en place des réglementations obligeant les fournisseurs à envoyer leurs factures aux administrations publiques par voie électronique. Récemment, l’administration a mis en œuvre un projet ambitieux visant à normaliser l’utilisation de factures dématérialisées/électroniques pour toutes les relations B2B.

Les principaux objectifs de cette obligation sont les suivants:

• Sécuriser les relations commerciales
• Renforcer la lutte contre la fraude à la TVA
• Gérer plus efficacement les entreprises
• Faciliter les déclarations de TVA

L’article 56 du PLF 2020 permet une mise en place progressive de cette obligation entre le 1er janvier 2023 et le 1er janvier 2025, selon un calendrier (ci-dessous) et des modalités fixés par décret, en tenant compte de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées.

• 1 Janvier 2023:

Obligation d’accepter les factures au format électronique pour toutes les entreprises.

Pour l’obligation d’envoyer des factures électroniques, seules les grandes entreprises seront concernées.

• 2024:

Les petites et moyennes entreprises devront envoyer toutes leurs factures au format électronique.

• 1 Janvier 2025:

Ce sera au tour des TPE et PME d’envoyer leurs factures au format électronique.

Par ailleurs, la mise en œuvre de la facturation électronique doit être associée à une obligation supplémentaire de transmission de données ( » e-reporting « ) qui ne sont pas soumises à l’obligation de facturation électronique telle que définie à l’article 153 ci-dessus : par exemple, les transactions entre professionnels et particuliers ( » B2C « ), les transactions avec des opérateurs étrangers et l’état de paiement des factures.

Deux architectures d’échange de factures électroniques peuvent être envisagées :

• Un modèle où les factures transitent obligatoirement par une plateforme publique, seule habilitée à les transmettre au client via, le cas échéant, la plateforme privée à laquelle le client est affilié (le modèle V) ;
• Un modèle dans lequel certaines plateformes privées, préalablement certifiées comme tiers de confiance, sont autorisées à transmettre les factures directement aux entreprises destinataires, sans passer par la plateforme publique (modèle Y).

Mais la France n’est pas le seul pays à travailler sur ce sujet.

En effet, depuis le 1er juillet 2020, les entreprises situées en Hongrie ont l’obligation de se conformer au nouveau système de facturation en ligne – RTIR (Real Time Invoice Reporting). Le principe est que les contribuables résidant en Hongrie doivent envoyer toutes les factures de vente sur la plateforme « Online Számla » (portail de l’administration nationale) de la NAV. Cela doit se faire en ligne, par voie électronique et immédiatement.

Deveho a travaillé sur la mise en œuvre de cette nouvelle exigence et a récemment rendu Sage X3 compatible avec la dernière version de RTIR (V3).

En ce qui concerne la Pologne, le ministère polonais des finances a rendu obligatoire la transmission électronique des données de TVA au moyen du fichier SAF-T JPK_VAT pour les entreprises polonaises et non polonaises opérant dans le pays. La soumission du fichier JPK_VAT et la disponibilité des informations comptables électroniques sont obligatoires pour toutes les entreprises opérant en Pologne, même sans bureau physique.

L’utilisation de la facturation électronique est fortement améliorée dans les relations interentreprises grâce à l’échange de données structurées signées électroniquement à partir de dispositifs sécurisés de création de signature.

En Suisse, la facture QR remplacera les bordereaux de dépôt rouge et orange. En raison des exigences réglementaires nationales et internationales croissantes, de l’attrait et de l’avenir du trafic des paiements suisse et de la numérisation croissante des processus commerciaux, une adaptation aux normes internationales (ISO 20022) s’est avérée nécessaire et appropriée.

Cette adaptation permettra d’actualiser, de faciliter et de rentabiliser les processus de paiement. Pour votre information, la facture QR est conforme à Sage X3.

Depuis le 1er janvier 2017, tous les fournisseurs ayant des contrats avec le gouvernement central néerlandais (c’est-à-dire les ministères, leurs principaux départements et agences) sont tenus de soumettre des factures électroniques.

La Roumanie étudie actuellement l’option des factures dématérialisées en utilisant le fichier SAFT. Nos équipes Deveho travaillent actuellement sur ce dossier pour le rendre compatible avec Sage X3.

Deveho Consulting peut vous accompagner dans cette transition en toute sérénité !

N’hésitez pas à nous contacter pour plus d’informations !