ZDECYDOWALIŚMY SIĘ NA PRZEJŚCIE NA DYNAMICZNY SYSTEM EWIDENCJI, KTÓRY ŁĄCZY W SOBIE MOŻLIWOŚĆ PRECYZYJNEJ LOKALIZACJI WSZYSTKICH NASZYCH ŚRODKÓW TRWAŁYCH WE FRANCJI Z MOŻLIWOŚCIĄ PRZEPROWADZANIA INWENTARYZACJI KROCZĄCYCH. JOËL GAILLETON, DYREKTOR DS. KSIĘGOWOŚCI, BOIRON
Jako światowy lider w dziedzinie leków homeopatycznych, Boiron opiera się na bezpiecznej, ugruntowanej kulturze cyfrowej, która pozwala firmie na ciągły rozwój. Ich 80-osobowy zespół ds. Systemów Informatycznych jest zaangażowany w dostarczanie działom back-office najbardziej zaawansowanych dostępnych rozwiązań informatycznych, aby sprostać ich oczekiwaniom. W celu zwiększenia szybkości i niezawodności ewidencji oraz zarządzania środkami trwałymi, Boiron zdecydował się na wykorzystanie w 100% cyfrowego rozwiązania, po raz kolejny korzystając z wieloletniej współpracy z Sage. Firma Boiron zwróciła się do DEVEHO Consulting Group z prośbą o pomoc w stawieniu czoła potrójnemu wyzwaniu: dużym ilościom danych, napiętym harmonogramom i ochronie danych. Bardzo dobra rekomendacja dla poszukujących wysokiej wydajności!
Dla rozwijającej się firmy, takiej jak Boiron, z rosnącą kadrą pracowniczą, ewoluującymi metodami produkcji i obiektami przemysłowymi, których funkcje są stale poddawane ciągłej ocenie, długoterminowa integracja i monitorowanie środków trwałych wymaga pełnego zaangażowania kilku osób. Zarządzaniem środkami trwałymi zajmuje się dwuosobowy zespół odpowiedzialny za zarządzanie przepływami, księgowanie amortyzacji i zarządzanie podatkami.
Będąc już w czołówce pod względem cyfryzacji procesów zarządzania, w 2016 roku firma Boiron postanowiła dokonać przeglądu zarządzania swoimi środkami trwałymi w celu zwiększenia szybkości i wydajności na każdym etapie.
Joël Gailleton, Dyrektor Finansów w firmie Boiron. „Zdecydowaliśmy się przejść na dynamiczny system ewidencji, który łączy w sobie możliwość precyzyjnej lokalizacji wszystkich naszych środków trwałych w całej Francji z możliwością przeprowadzania inwentaryzacji kroczących. Zasadniczo na każdym środku trwałym umieszczany jest kod kreskowy, który jest następnie zapisywany w rejestrze lokalizacji. Czytnik kodów kreskowych podłączony do tabletu optymalizuje pracę wykonywaną przez nasze zespoły, co jest nie do porównania z całą dotychczasową pracą związaną z ręcznymi odczytami”.
Drugim etapem procesu cyfryzacji zarządzania środkami trwałymi było samo rozwiązanie do zarządzania nimi. Uznany za swoje funkcje zarządzania, pakiet oprogramowania Abel Entreprise osiągnął swoje maksymalne możliwości w zakresie całkowitej dematerializacji.
Stéphane Picq, Kierownik Zakupów i Aplikacji Finansowych w zespole Systemów Informatycznych, kierował projektem od początku do końca. „W ramach naszych wytycznych, dotyczących specyfikacji naturalnie wzięliśmy pod uwagę fakt, że Sage ERP jest doskonale dostosowany do naszego sektora biznesowego i wymagań naszych działów. Zakładając, że nasze wymagania będą spełnione, wybraliśmy możliwość migracji naszego zarządzania środkami trwałymi do Sage Business Cloud X3”.
Sage Business Cloud X3 oprócz możliwośći zarządzania zdematerializowanymi środkami trwałymi, musiał sprostać również wyzwaniu przejęcia archiwum danych, dotyczących 55 000 środków trwałych przechowywanych w bazie danych Abel Entreprise. Wiedza DEVEHO Consulting Group na temat specyfiki sektora opieki zdrowotnej, a także specjalizacja w rozwiązaniach Sage, pomogły firmie Boiron w dokonaniu wyboru.
Stéphane Perrayon, Menedżer ds. Rozwoju w Deveho Consulting Group, wyjaśnia związane z tym wyzwania.
„Pierwszym wyzwaniem było jednoczesne odtworzenie całego systemu zarządzania. Migracji towarzyszył całkowity przegląd procesów zarządzania cyklem życia aktywów. Drugim wyzwaniem była oczywiście sama ilość danych. Nie było łatwo utrzymać pliki środków trwałych, które były zarządzane przez tak długi czas w Abel Entreprise, bez ich zmiany, pomimo bezpośredniego związku między architekturami oprogramowania. Trzecim wyzwaniem było zarządzanie bardzo napiętym harmonogramem”.
Pożądana oszczędność czasu jest osiągana na wszystkich etapach cyklu życia środka trwałego, dzięki wdrożeniu dynamicznej ewidencji i migracji do nowego oprogramowania. Baza danych jest automatycznie aktualizowana podczas wprowadzania środka trwałego, na przykład podczas inwentaryzacji kroczącej, co z kolei zwiększa produktywność. Alexandre Cherblanc jest jednym z dwóch operatorów odpowiedzialnych za zarządzanie środkami trwałymi. „Dla mnie największą zmianą jest to, że nie muszę już ręcznie wprowadzać ilości i kosztów każdego środka trwałego. Teraz, po podaniu numeru faktury, wszystko odbywa się automatycznie. Ponadto, informacje są bezpośrednio przesyłane do bazy danych podczas każdej inwentaryzacji”.
