AM ALES SA MIGRAM LA UN SISTEM DE INVENTARIERE DINAMIC, CARE COMBINA CAPACITATEA DE A LOCALIZA CU PRECIZIE TOATE MJLOACELE FIXE IN FRANȚA, CU POSIBILITATEA DE A EFECTUA MIȘCARI DE STOC. JOËL GAILLETON, DIRECTOR DE CONTURI, BOIRON
În calitate de lider mondial în medicamentele homeopate, Boiron se bazează pe o cultură digitală stabilită pentru a conduce compania mai departe. Echipa lor puternică de Sisteme informatice formată din 80 de persoane se angajează să ofere departamentelor de back-office cele mai avansate resurse disponibile pentru a-și îndeplini prioritățile. Pentru a spori viteza și fiabilitatea stocurilor și gestionarea mijloacelor fixe, Boiron a decis să utilizeze o soluție digitală 100%, alegând încă o dată parteneriatul de lungă durată cu Sage. Boiron a solicitat grupului DEVEHO Consulting să-i ajute în abordarea triplei provocări a volumelor mari, a programelor stricte și a conservării datelor. Un testimonial recomandat tuturor celor care caută eficiență!
Pentru o companie în dezvoltare, precum Boiron, cu forța de muncă în creștere, cu evoluția metodelor de producție și a instalațiilor industriale ale căror funcții sunt reevaluate în mod constant, integrarea pe termen lung și monitorizarea mijloacelor fixe reprezintă o misiune cu normă întreagă. Gestionarea mijloacelor fixe este efectuată de o echipă de 2 persoane, responsabilă cu gestionarea mișcărilor, înregistrarea amortizarii și gestionarea fiscală.
Deja în fruntea digitalizării proceselor sale de management, în 2016 Boiron a decis să revizuiască gestionarea mijloacelor sale fixe pentru a crește viteza și eficiența în fiecare etapă.
Joël Gailleton este Director de conturi la Boiron. “Am ales să migrăm la un sistem de inventariere dinamic, care combină capacitatea de a localiza cu precizie toate mjloacele fixe în Franța, cu posibilitatea de a efectua mișcări de stoc. În esență, un cod de bare este montat pe fiecare mjloc fix, care este înregistrat apoi într-un registru al locațiilor. Un cititor de coduri de bare conectat la o tabletă optimizează activitatea desfășurată de echipele noastre, care nu reprezintă nimic comparativ cu toate lucrările implicate până în prezent cu citiri manuale.”
A doua etapă a procesului de digitalizare a gestionării mijloacelor fixe a fost soluția de management în sine. Recunoscut pentru funcțiile sale de management, pachetul software Abel Entreprise a atins limitele sale în termeni de dematerializare totală.
Stéphane Picq, Manager de Aplicații Financiare și Achiziții la echipa de Sisteme Informatice, a îndrumat proiectul de la început până la sfârșit. “În cadrul orientărilor noastre privind specificațiile, am ținut cont în mod firesc de faptul că ERP-ul nostru Sage este perfect adaptat sectorului nostru de afaceri și presiunilor asupra departamentelor noastre. În funcție de necesitățile noastre, am favorizat posibilitatea migrării gestionării mijloacelor noastre fixe către Sage X3.”
Pe lângă capacitatea lui Sage X3 de a gestiona mijloacele fixe dematerializate, capacitatea de păstrare a arhivei de date referitoare la cele 55.000 de mijloace fixe stocate în baza de date Abel Entreprise a trebuit să fie verificată. Cunoștințele grupului DEVEHO Consulting privind presiunile departamentale specifice sectorului sănătății, precum și faptul ca sunt specializați în soluția Sage X3, i-au ajutat pe cei de la Boiron în alegerea lor.
Stéphane Perrayon, Manager de dezvoltare la Deveho Consulting Group, explică provocările în cauză.
“Prima provocare a fost reînnoirea simultană a generației. Migrarea a venit în același timp cu o revizuire completă a proceselor de gestionare a ciclului de viață al mijloacelor fixe. A doua provocare a fost, desigur, volumul mare de date. Păstrarea fișelor de date privind mijloacele fixe, gestionate mult timp de Abel Entreprise, fără a le deteriora, nu a fost ușoară, în ciuda filiațiilor directe dintre arhitectura software-ului. A treia provocare a fost gestionarea programului strict.”
Economisirea dorită a timpului se realizează în toate etapele ciclului de viață al mijloacelor fixe, prin implementarea unui inventar dinamic și migrarea la noul software. Baza de date este actualizată automat la introducerea unui mijloc fix, de exemplu în timpul inventarierii, care la rândul său crește productivitatea. Alexandre Cherblanc este unul dintre cei doi operatori responsabili cu gestionarea mijloacelor fixe. “Pentru mine, cea mai mare schimbare este că nu mai trebuie să se introducă manual suma și contabilitatea costurilor pentru fiecare mijloc fix. Acum, doar având numărul facturii, totul se face automat. În plus, informațiile sunt transmise direct în baza de date în timpul fiecărui inventar.”
