Yooz
Automatizare Conturi Datorii

• Importați automat facturile clienților dumneavoastră în Sage X3 în bloc prin sFTP, fără a afecta procesele existente.
• Verificați automat conformitatea acestora și validați-le.
• Convertiți-le automat în formatele oficiale Factur-X și CII și depuneți-le în aplicațiile Yooz ale tuturor clienților dumneavoastră sau trimiteți-le prin e-mail.
• Verificați automat starea procesării în timp real a facturilor clienților dumneavoastră în Yooz.
• Discutați cu clienții dumneavoastră în timp real și anticipați corecţiile pentru diferenţe.
• Monitorizați-vă rapid fluxul de numerar.
• Generați automat note contabile privind vânzări și operaţiuni bancare în Sage X3.

Creați și validați cererile de aprovizionare, comenzile de achiziție și recepțiile prin fluxul de lucru:

• Simplificați crearea cererilor de aprovizionare prin adăugarea de documente atașate.
• Automatizați validarea cererii de aprovizionare.
• Generarea automată a comenzilor de achiziție.
• Gestionarea recepțiilor.
• Reconcilierea automată a comenzilor de achiziție – recepții – facturi.
• Monitorizarea bugetului și raportare în timp real.

Un proces automatizat, fără contact și industrializat:

• AI, învățare automată (machine learning) și RPA (Robotic Process Automation): citirea automată în timp real a facturilor datorită recunoașterii automate a datelor și mecanismelor automate de înregistrare și reconciliere… fără a fi necesară o configurare prealabilă sau un şablon
• Big data: bază de date partajată, cu peste 200 de milioane de documente și peste 1 milion de furnizori
• YoozStamp și YoozSmartSplit: 100% din documentele electronice sau pe hârtie citite sunt separate în mod automat.

Acceptați și validați facturile și plățile și emiteți ordine de plată electronică:

• Flux de lucru inteligent pentru validarea achizițiilor, facturilor și plăților
• În mișcare: primiți, validați și vizualizați documente pe smartphone-uri și tablete.
• Adăugați atașamente pentru a facilita luarea deciziilor.
• Mesaje integrate pentru colaborare internă și externă și schimb de informații.

Arhivați conform legii și consultați toate documentele dumneavoastră electronice:

• Gestionarea electronică a tuturor tipurilor de documente (facturi, comenzi, livrări, resurse umane, juridice, tehnice etc.) în toate formatele.
• Identificare automată și indexare full-text în toate documentele
• Capsare digitală și depunere a documentelor justificative: oferte, contracte, bonuri de livrare etc.
• Arhivă pentru consultare în timp real prin căutare multicriterială Google-like
• Creați, vizualizați și optimizați-vă KPI în timp real cu YoozReports.

Beneficiați de cele mai înalte niveluri de securitate și conformitate:

• Analiză statistică: Detectarea sumelor atipice din datele istorice și detectarea duplicatelor.
• Robotic Process Automation (RPA): aplicarea sistematică și automatizată a regulilor de control intern.
• Trasabilitate: istoricul intervențiilor care permit identificarea fraudatorului și a acțiunilor acestuia.

Preluați controlul asupra bugetului dumneavoastră pentru a lua decizii financiare mai rapide și mai informate pentru afacerea dumneavoastră și beneficiați de un instrument de management care este complet integrat cu platforma dumneavoastră de automatizare a gestiunii conturilor de datorii.

• Simplificați procesarea cererilor de aprovizionare și a facturilor, oferindu-le utilizatorilor o imagine în timp real a consumului aferent diferitelor secțiuni ale bugetului.
• Supravegheați gestionarea bugetului dumneavoastră cu un tablou de bord global.

Primul instrument de analiză a performanței în timp real integrat perfect în soluția dumneavoastră de automatizare a conturilor de datorii pentru:

• A identifica rapid blocajele.
• A optimiza timpii de plată.
• A anticipa fluxul de numerar.
• A monitoriza centrele de cost în timp real.
• A vizualiza și optimiza indicatorii cheie de performanță.

• Datele de referință sunt sincronizate din Sage X3 în Yooz pentru următoarele entități: furnizori, clienți, planul de conturi, conturi analitice, cote de impozitare, condiții de plată, utilizatori și articole.
• Actualizări aproape în timp real: orice creare, modificare sau dezactivare a unui element (cum ar fi un furnizor sau un cont) în Sage X3 actualizează automat aplicația Yooz fără intervenție umană.
• Fiabilitatea și unicitatea datelor: Sage X3 rămâne sistemul principal. Acest lucru elimină înregistrările duplicate (și riscul asociat de erori) și garantează că fluxurile de lucru din Yooz utilizează informații strict identice cu cele din ERP.
• Eliminarea fișierelor plate: Integrarea nativă prin API evită gestionarea greoaie și depășită a importurilor/exporturilor prin fișiere plate (CSV, TXT).
• Implementare accelerată: O funcție integrată de „migrare a datelor” permite transferul în bloc al tuturor datelor existente în timpul configurării inițiale a proiectului, ceea ce accelerează semnificativ implementarea Yooz.

• Trimiterea comenzilor de achiziție, a recepțiilor de marfă, a retururilor de la furnizori și a facturilor de vânzare către Yooz.
• Primirea facturilor de achiziție (cu reconcilierea liniilor de comandă/recepție) și a facturilor validate ale furnizorilor terți din Yooz.
• Datele sunt sincronizate automat, aproape în timp real

• Feedback contabil: Atunci când o factură este aprobată în Sage X3 (generarea înregistrării contabile), conectorul trimite automat înapoi către Yooz numărul documentului contabil și data integrării în ERP.
• Feedback privind plata: Imediat ce o plată către furnizor capătă starea „În bancă” în sistemul ERP, Sage X3 trimite către Yooz confirmarea plății, incluzând suma plătită și data plății.
• Starea autorizării: Informațiile trimise înapoi includ, de asemenea, detaliile de validare și starea autorizării plății („Aprobată pentru plată”) din sistemul ERP.
• Acest lucru asigură vizibilitate și autonomie complete: utilizatorii care lucrează în Yooz pot vedea instantaneu dacă o factură a fost primită, înregistrată și plătită în Sage X3, fără a fi nevoie să se conecteze la sistemul ERP pentru a verifica.
• Acest flux de lucru asigură securitatea procesului Procure-to-Pay (P2P), garantând o sincronizare perfectă, de la un capăt la altul, între instrumentul de digitalizare și sistemul ERP.
• Referințe încrucișate mai ușoare: Afișarea numărului de document Sage X3 în Yooz permite contabililor să caute cu ușurință un document în toate sistemele, în funcție de obiceiurile lor de lucru:
• Securitatea fluxului de lucru: Confirmarea înregistrării vă permite să setați condiții pentru etapele din Yooz, de exemplu, prin blocarea fluxului de lucru de aprobare până când factura a fost înregistrată definitiv, fără erori, în sistemul ERP.

• Gestionarea câmpurilor personalizate din Yooz
• Instrumente pentru monitorizarea și supravegherea fluxurilor de date
• Funcție integrată de actualizare automată a conectorului
• Funcționalități de import în bloc al datelor
• Flux de lucru prin e-mail declanșat la detectarea unei erori, pentru urmărirea schimburilor între cele două aplicații