Yooz
Automatizare Conturi Datorii

• Importați automat facturile clienților dumneavoastră în Sage X3 în bloc prin sFTP, fără a afecta procesele existente.
• Verificați automat conformitatea acestora și validați-le.
• Convertiți-le automat în formatele oficiale Factur-X și CII și depuneți-le în aplicațiile Yooz ale tuturor clienților dumneavoastră sau trimiteți-le prin e-mail.
• Verificați automat starea procesării în timp real a facturilor clienților dumneavoastră în Yooz.
• Discutați cu clienții dumneavoastră în timp real și anticipați corecţiile pentru diferenţe.
• Monitorizați-vă rapid fluxul de numerar.
• Generați automat note contabile privind vânzări și operaţiuni bancare în Sage X3.

Creați și validați cererile de aprovizionare, comenzile de achiziție și recepțiile prin fluxul de lucru:

• Simplificați crearea cererilor de aprovizionare prin adăugarea de documente atașate.
• Automatizați validarea cererii de aprovizionare.
• Generarea automată a comenzilor de achiziție.
• Gestionarea recepțiilor.
• Reconcilierea automată a comenzilor de achiziție – recepții – facturi.
• Monitorizarea bugetului și raportare în timp real.

Un proces automatizat, fără contact și industrializat:

• AI, învățare automată (machine learning) și RPA (Robotic Process Automation): citirea automată în timp real a facturilor datorită recunoașterii automate a datelor și mecanismelor automate de înregistrare și reconciliere… fără a fi necesară o configurare prealabilă sau un şablon
• Big data: bază de date partajată, cu peste 200 de milioane de documente și peste 1 milion de furnizori
• YoozStamp și YoozSmartSplit: 100% din documentele electronice sau pe hârtie citite sunt separate în mod automat.

Acceptați și validați facturile și plățile și emiteți ordine de plată electronică:

• Flux de lucru inteligent pentru validarea achizițiilor, facturilor și plăților
• În mișcare: primiți, validați și vizualizați documente pe smartphone-uri și tablete.
• Adăugați atașamente pentru a facilita luarea deciziilor.
• Mesaje integrate pentru colaborare internă și externă și schimb de informații.

Arhivați conform legii și consultați toate documentele dumneavoastră electronice:

• Gestionarea electronică a tuturor tipurilor de documente (facturi, comenzi, livrări, resurse umane, juridice, tehnice etc.) în toate formatele.
• Identificare automată și indexare full-text în toate documentele
• Capsare digitală și depunere a documentelor justificative: oferte, contracte, bonuri de livrare etc.
• Arhivă pentru consultare în timp real prin căutare multicriterială Google-like
• Creați, vizualizați și optimizați-vă KPI în timp real cu YoozReports.

Beneficiați de cele mai înalte niveluri de securitate și conformitate:

• Analiză statistică: Detectarea sumelor atipice din datele istorice și detectarea duplicatelor.
• Robotic Process Automation (RPA): aplicarea sistematică și automatizată a regulilor de control intern.
• Trasabilitate: istoricul intervențiilor care permit identificarea fraudatorului și a acțiunilor acestuia.

Preluați controlul asupra bugetului dumneavoastră pentru a lua decizii financiare mai rapide și mai informate pentru afacerea dumneavoastră și beneficiați de un instrument de management care este complet integrat cu platforma dumneavoastră de automatizare a gestiunii conturilor de datorii.

• Simplificați procesarea cererilor de aprovizionare și a facturilor, oferindu-le utilizatorilor o imagine în timp real a consumului aferent diferitelor secțiuni ale bugetului.
• Supravegheați gestionarea bugetului dumneavoastră cu un tablou de bord global.

Primul instrument de analiză a performanței în timp real integrat perfect în soluția dumneavoastră de automatizare a conturilor de datorii pentru:

• A identifica rapid blocajele.
• A optimiza timpii de plată.
• A anticipa fluxul de numerar.
• A monitoriza centrele de cost în timp real.
• A vizualiza și optimiza indicatorii cheie de performanță.

• Master data (reference data) is synchronised from Sage X3 to Yooz for the following entities: Suppliers, Customers, Chart of Accounts, Analytical Accounts, Tax Rates, Payment Terms, Users, and Items.
• Near real-time updates: Any creation, modification or deactivation of an item (such as a supplier or account) in Sage X3 automatically updates the Yooz application without human intervention.
• Data reliability and uniqueness: Sage X3 remains the master system. This eliminates duplicate entries (and the associated risk of errors) and ensures that Yooz workflows use information that is strictly identical to that in the ERP.
• Elimination of flat files: Native API integration avoids the cumbersome and outdated management of imports/exports via flat files (CSV, TXT).
• Accelerated deployment: An integrated “data migration” function allows for the bulk transfer of all existing data during the initial project set-up, which significantly speeds up the implementation of Yooz.

• Sending purchase orders, goods receipts, supplier returns and sales invoices to Yooz.
• Receiving purchase invoices (with reconciliation of order/receipt lines) and validated third-party supplier invoices from Yooz.
• Data is synchronised automatically in near real time:

• Accounting feedback: When an invoice is approved in Sage X3 (generation of the accounting entry), the connector automatically sends the accounting document number and the date of integration into the ERP back to Yooz.
• Payment feedback: As soon as a supplier payment takes on the status “In Bank” in the ERP, Sage X3 sends Yooz confirmation of the payment, including the amount paid and the payment date.
• Authorisation status: The information sent back also includes validation details and the payment authorisation status (Approved for payment) from the ERP.
• This provides complete visibility and autonomy: Users working in Yooz can instantly see whether an invoice has been received, posted and paid in Sage X3, without needing to log into the ERP to check.
• This workflow secures the Procure-to-Pay (P2P) process, ensuring seamless, end-to-end synchronisation between the digitalisation tool and the ERP.
• Easier cross-referencing: The display of the Sage X3 document number in Yooz allows accountants to easily search for a document across systems, according to their working habits:
• Workflow security: The posting confirmation allows you to set conditions for steps in Yooz, for example, by blocking the approval workflow until the invoice has been definitively posted without errors in the ERP system.

• Management of Yooz custom fields
• Tools for monitoring and supervising data flows
• Integrated automatic connector update function
• Bulk data import features
• Email workflow triggered when an error is detected, to track exchanges between the two applications