Yooz Automatisation des processus comptables

• Importez automatiquement en masse via sFTP vos factures clients dans Sage X3, sans impact sur vos processus en place.
• Contrôlez automatiquement leur conformité et validez-les.
• Convertissez-les et déposez-les automatiquement dans les applications Yooz de tous vos clients aux formats officiels Factur-X et CII, ou envoyez-les par e-mail​.
• Vérifiez automatiquement le statut temps réel de traitement de vos factures clients qui sont sur Yooz​.
• Chattez en temps réel avec vos clients et anticipez les litiges.
• Supervisez vos entrées de trésorerie en 1 clin d’œil.
• Générez automatiquement les écritures de vente et de banque dans Sage X3.

Créez et validez les demandes d’achats, commandes et réceptions via workflow:

• Création des demandes d’achat simplifiée grâce à l’ajout de pièces jointes.
• Automatisation du processus de validation des demandes d’achat.
• Génération automatique des commandes fournisseurs.
• Gestion des réceptions.
• Rapprochement automatique commandes – réceptions – factures.
• Suivi budgétaire temps réel et reporting.

Un processus automatique, sans contact et industrialisé:

• IA, Machine Learning et RPA : enregistrement automatique temps réel des factures grâce à la reconnaissance automatique des données et aux mécanismes d’imputation et de réconciliation automatique … sans aucun paramétrage préalable ni modèle nécessaire
• Big Data : base mutualisée de plus de 200 millions de documents et de plus d’1 million de fournisseurs​
• YoozStamp et YoozSmartSplit : 100% des documents électroniques ou papier capturés séparés automatiquement.

Acceptez, validez les factures et leur règlement et émettez leur bon à payer électronique:

• Workflow intelligents de validation des achats, factures et paiements.
• En toute mobilité : capture, validation et consultation des documents sur smartphone et tablette.
• Ajout de pièces jointes pour faciliter le process de décisions.
• Messagerie intégrée pour la collaboration et le partage d’informations interne et externe.

Archivez légalement et consultez tous vos documents électroniques:

• Gestion électronique de tout type de documents (factures, commandes, livraisons, ressources humaines, juridique, technique …) tous formats confondus
• Identification automatique et indexation full-text de tous les documents
• Agrafage et classeur numériques des justificatifs : devis, contrats, bons de livraison …
• Archivage pour une consultation temps réel via une recherche Google-like et multicritères
• Construction, visualisation et optimisation de vos KPIs en temps réel avec YoozReports.

Profitez du plus haut niveau de sécurité et de conformité:

• Analyses statistiques : détection de montants hors norme à partir des données historiques et usages – détection de doublons.
• Robotic Process Automation (RPA) : application systématique et automatique des règles de contrôle interne.
• Traçabilité : historique des interventions permettant l’identification du fraudeur et de ses actions.

Prenez le contrôle de votre budget pour des décisions financières plus rapides et mieux informées pour votre entreprise et bénéficiez d’un outil de gestion entièrement intégré à votre plateforme d’automatisation des comptes fournisseurs.

• Simplifiez le traitement des demandes d’achat et des factures en donnant à vos utilisateurs une vue en temps réel de la consommation des différentes sections du budget.
• Supervisez la gestion de votre budget à l’aide d’un tableau de bord global.

Le premier outil d’analyse des performances en temps réel intégré de manière transparente à votre solution d’automatisation de la comptabilité fournisseurs pour:

• Identifier rapidement les obstacles.
• Optimiser les délais de paiement.
• Gérer les flux de trésorerie de manière prédictive.
• Monitorer les centres de coûts en temps réel.
• Visualiser et optimiser les indicateurs clés de performance.

• La synchronisation des données de base (référentiels) s’effectue dans le sens Sage X3 vers Yooz pour les entités Fournisseurs, Clients, Plans de comptes, Analytique, Taux de taxes, conditions de paiement, Utilisateurs et Articles.
• Mise à jour en quasi temps-réel : Toute création, modification ou désactivation d’un élément (comme un fournisseur ou un compte) dans Sage X3 met automatiquement à jour l’application Yooz sans intervention humaine
• Fiabilité et unicité de la donnée : Sage X3 reste le système maître. Cela supprime les doubles saisies (et les risques d’erreurs associés) et garantit que les workflows de Yooz exploitent des informations strictement identiques à l’ERP
• Suppression des fichiers plats : L’intégration native par API évite la gestion lourde et obsolète des imports/exports par fichiers plats (CSV, TXT)
• Déploiement accéléré : Une fonction intégrée de « reprise de données » permet de transférer massivement tous les référentiels existants lors de la mise en place initiale du projet, ce qui accélère considérablement l’implémentation de Yooz

• Envoi sur Yooz des commandes d’achat, des réceptions, des retours fournisseurs, ainsi que des factures de vente
• Réception depuis Yooz des factures d’achat (avec rapprochement des lignes de commande/réception) et des factures tiers fournisseurs validées
• Les données sont synchronisées automatiquement en quasi temps réel

• Retour de comptabilisation (Accounting feedback) : Lorsqu’une facture est validée dans Sage X3 (génération de l’écriture comptable), le connecteur renvoie automatiquement à Yooz le numéro de la pièce comptable ainsi que la date d’intégration dans l’ERP
• Retour de paiement (Payment feedback) : Dès qu’un règlement fournisseur prend le statut « En banque » dans l’ERP, Sage X3 transmet à Yooz la confirmation du paiement, incluant le montant payé et la date de règlement
• Statut d’autorisation : Le renvoi d’informations inclut également les détails de validation et le statut d’autorisation de paiement (Bon à payer) depuis l’ERP
• Ceci permet une visibilité complète et une autonomie : Les utilisateurs opérant dans Yooz peuvent savoir instantanément si une facture est bien arrivée, comptabilisée et payée dans Sage X3, sans avoir besoin de se connecter à l’ERP pour faire des vérifications
• Ce flux permet de sécuriser le processus Procure-to-Pay (P2P), assurant une synchronisation parfaite et de bout en bout entre l’outil de dématérialisation et l’ERP
• Recherche croisée facilitée : La remontée du numéro de pièce Sage X3 dans Yooz permet aux comptables de rechercher facilement un document d’un système à l’autre selon leurs habitudes de travail
• Sécurisation des workflows : Le retour de comptabilisation permet de conditionner les étapes dans Yooz, par exemple en bloquant le workflow de validation tant que la facture n’est pas enregistrée définitivement et sans erreur côté ERP

• Gestion des champs personnalisés (customs) de Yooz
• Outils de contrôle et de supervision des flux
• Fonction intégrée de mise à jour automatique du connecteur
• Fonctionnalités de reprise en masse des données
• Workflow email lorsqu’une erreur est détectée pour suivre les échanges entre les 2 applications