Yooz
Automazione Contabilità Fornitori

• Importa automaticamente le fatture dei tuoi clienti in Sage X3 in blocco tramite sFTP, senza influire sui processi esistenti.
• Verifica automaticamente la loro conformità e convalidali.
• Convertili automaticamente nei formati ufficiali Factur-X e CII e depositali in tutte le applicazioni Yooz dei tuoi clienti, oppure inviali via email.
• Controlla automaticamente lo stato di elaborazione in tempo reale delle fatture dei tuoi clienti su Yooz.
• Chatta con i tuoi clienti in tempo reale e previeni le controversie.
• Monitora il tuo flusso di cassa in un batter d’occhio.
• Genera automaticamente voci di vendita e bancarie in Sage X3.

Crea e convalida richieste, ordini di acquisto e ricevute tramite flusso di lavoro:

• Semplifica la creazione delle richieste aggiungendo allegati.
• Automatizza la convalida delle richieste.
• Generazione automatica degli ordini di acquisto.
• Gestione dei ricevimenti.
• Riconciliazione automatica di ordini di acquisto – ricevimenti – fatture.
• Monitoraggio e reporting del budget in tempo reale.

Un processo automatizzato, senza contatto e industrializzato:

• AI, machine learning e RPA: acquisizione automatica in tempo reale delle fatture grazie al riconoscimento automatico dei dati e ai meccanismi automatici di addebito e riconciliazione… senza necessità di configurazione o modello precedenti
• Big data: database condiviso di oltre 200 milioni di documenti e oltre 1 milione di fornitori
• YoozStamp e YoozSmartSplit: il 100% dei documenti elettronici o cartacei acquisiti vengono separati automaticamente.

Accetta e convalida fatture e pagamenti ed emetti ordini di pagamento elettronici:

• Flusso di lavoro intelligente per convalidare acquisti, fatture e pagamenti.
• In movimento: acquisisci, convalida e visualizza documenti su smartphone e tablet.
• Aggiungi allegati per facilitare il processo decisionale.
• Messaggistica integrata per la collaborazione interna ed esterna e la condivisione delle informazioni.

Archivia e consulta legalmente tutti i tuoi documenti elettronici:

• Gestione elettronica di tutti i tipi di documenti (fatture, ordini, consegne, risorse umane, legali, tecnici, ecc.) in tutti i formati.
• Identificazione automatica e indicizzazione full-text di tutti i documenti
• Pinzatura e archiviazione digitale dei documenti giustificativi: offerte, contratti, bolle di consegna, ecc.
• Archivio per la consultazione in tempo reale tramite ricerca multicriterio tipo Google
• Crea, visualizza e ottimizza i tuoi KPI in tempo reale con YoozReports.

Beneficia dei massimi livelli di sicurezza e conformità:

• Analisi statistica: rilevamento di importi non standard da dati storici e utilizzo – rilevamento di duplicati.
• Robotic Process Automation (RPA): applicazione sistematica e automatizzata delle regole di controllo interno.
• Tracciabilità: cronologia degli interventi che consente di identificare il truffatore e le sue azioni

Prendi il controllo del tuo budget per prendere decisioni finanziarie più rapide e consapevoli per la tua attività e trai vantaggio da uno strumento di gestione completamente integrato con la tua piattaforma di automazione Contabilitá fornitori

• Semplifica l’elaborazione delle richieste e delle fatture offrendo ai tuoi utenti una visione in tempo reale dell’utilizzo delle diverse sezioni del budget.
• Supervisiona la gestione del tuo budget con una dashboard globale.

Il primo strumento di analisi delle prestazioni in tempo reale perfettamente integrato nella tua soluzione di automazione Contabilitá fornitori per:

• Identifica rapidamente gli ostacoli.
• Ottimizza i tempi di pagamento.
• Prevede il flusso di cassa.
• Monitora i centri di costo in tempo reale.
• Visualizza e ottimizza gli indicatori chiave delle prestazioni.

• Master data (reference data) is synchronised from Sage X3 to Yooz for the following entities: Suppliers, Customers, Chart of Accounts, Analytical Accounts, Tax Rates, Payment Terms, Users, and Items.
• Near real-time updates: Any creation, modification or deactivation of an item (such as a supplier or account) in Sage X3 automatically updates the Yooz application without human intervention.
• Data reliability and uniqueness: Sage X3 remains the master system. This eliminates duplicate entries (and the associated risk of errors) and ensures that Yooz workflows use information that is strictly identical to that in the ERP.
• Elimination of flat files: Native API integration avoids the cumbersome and outdated management of imports/exports via flat files (CSV, TXT).
• Accelerated deployment: An integrated “data migration” function allows for the bulk transfer of all existing data during the initial project set-up, which significantly speeds up the implementation of Yooz.

• Sending purchase orders, goods receipts, supplier returns and sales invoices to Yooz.
• Receiving purchase invoices (with reconciliation of order/receipt lines) and validated third-party supplier invoices from Yooz.
• Data is synchronised automatically in near real time:

• Accounting feedback: When an invoice is approved in Sage X3 (generation of the accounting entry), the connector automatically sends the accounting document number and the date of integration into the ERP back to Yooz.
• Payment feedback: As soon as a supplier payment takes on the status “In Bank” in the ERP, Sage X3 sends Yooz confirmation of the payment, including the amount paid and the payment date.
• Authorisation status: The information sent back also includes validation details and the payment authorisation status (Approved for payment) from the ERP.
• This provides complete visibility and autonomy: Users working in Yooz can instantly see whether an invoice has been received, posted and paid in Sage X3, without needing to log into the ERP to check.
• This workflow secures the Procure-to-Pay (P2P) process, ensuring seamless, end-to-end synchronisation between the digitalisation tool and the ERP.
• Easier cross-referencing: The display of the Sage X3 document number in Yooz allows accountants to easily search for a document across systems, according to their working habits:
• Workflow security: The posting confirmation allows you to set conditions for steps in Yooz, for example, by blocking the approval workflow until the invoice has been definitively posted without errors in the ERP system.

• Management of Yooz custom fields
• Tools for monitoring and supervising data flows
• Integrated automatic connector update function
• Bulk data import features
• Email workflow triggered when an error is detected, to track exchanges between the two applications