Yooz
Accounts Payable Automation

• Automaticky hromadne importujte svoje odberateľské faktúry do Sage X3 cez sFTP bez ovplyvnenia vašich existujúcich procesov.
• Automaticky kontrolujte ich súlad a validujte ich.
• Automaticky ich konvertujte do oficiálnych formátov Factur-X a CII a nahrávajte ich do všetkých aplikácií Yooz vašich zákazníkov alebo ich posielajte e-mailom.
• Automaticky kontrolujte stav spracovania faktúr vašich zákazníkov v systéme Yooz v reálnom čase.
• Komunikujte so svojimi zákazníkmi v reálnom čase a predvídajte spory.
• Sledujte svoje cash flow na prvý pohľad.
• Automaticky generujte predajné a bankové zápisy v Sage X3.

Vytvárajte a schvaľujte žiadanky, nákupné objednávky a príjemky prostredníctvom workflow:

• Zjednodušte vytváranie žiadaniek pridávaním príloh.

• Automatizujte schvaľovanie žiadaniek.

• Automatické generovanie nákupných objednávok.

• Správa príjemiek.

• Automatické párovanie nákupných objednávok – príjemiek – faktúr.

• Sledovanie rozpočtu a reporting v reálnom čase.

Automatizovaný, bezkontaktný a industrializovaný proces:

• AI, strojové učenie a RPA: automatické zachytávanie faktúr v reálnom čase vďaka automatickému rozpoznávaniu údajov a mechanizmom automatického účtovania a párovania… bez potreby predchádzajúcej konfigurácie alebo vytvárania modelov.

• Big data: zdieľaná databáza s viac ako 200 miliónmi dokumentov a viac ako 1 miliónom dodávateľov.

• YoozStamp a YoozSmartSplit: 100 % zachytených elektronických alebo papierových dokumentov je automaticky rozdelených.

Prijímajte a schvaľujte faktúry a platby a vystavujte elektronické platobné príkazy:

• Inteligentný workflow na schvaľovanie nákupov, faktúr a platieb.

• Na cestách: Zachytávajte, schvaľujte a prezerajte dokumenty na smartfónoch a tabletoch.

• Pridávajte prílohy na uľahčenie rozhodovania.

• Integrovaný messaging pre internú a externú spoluprácu a zdieľanie informácií.

Legálne archivujte a prezerajte všetky svoje elektronické dokumenty:

• Elektronická správa všetkých typov dokumentov (faktúry, objednávky, dodacie listy, ľudské zdroje, právne, technické atď.) vo všetkých formátoch.

• Automatická identifikácia a fulltextová indexácia všetkých dokumentov.

• Digitálne zošívanie a zakladanie sprievodných dokumentov: ponuky, zmluvy, dodacie listy atď.

• Archív na prezeranie v reálnom čase prostredníctvom multikriteriálneho vyhľadávania podobného Googlu.

• Vytvárajte, zobrazujte a optimalizujte svoje KPI v reálnom čase s YoozReports.

Využite najvyššiu úroveň bezpečnosti a súladu s predpismi:

• Štatistická analýza: Detekcia neštandardných súm z historických údajov a používania – detekcia duplikátov.

• Robotická automatizácia procesov (RPA): Systematické a automatizované uplatňovanie pravidiel vnútornej kontroly.

• Sledovateľnosť: História zásahov umožňujúca identifikáciu podvodníka a jeho konania.

Získajte kontrolu nad svojím rozpočtom, aby ste mohli robiť rýchlejšie a informovanejšie finančné rozhodnutia pre svoje podnikanie, a využívajte výhody nástroja na správu, ktorý je plne integrovaný s vašou platformou na automatizáciu záväzkov.

• Zjednodušte spracovanie žiadaniek a faktúr tým, že svojim používateľom poskytnete prehľad o čerpaní rôznych častí rozpočtu v reálnom čase.
• Majte dohľad nad správou svojho rozpočtu pomocou globálneho prehľadového panelu.

Prvý nástroj na analýzu výkonnosti v reálnom čase, bezproblémovo integrovaný do vášho riešenia na automatizáciu záväzkov pre:

• Rýchlu identifikáciu prekážok.

• Optimalizáciu časov platieb.

• Predpovedanie cash flow.

• Sledovanie nákladových stredísk v reálnom čase.

• Vizualizáciu a optimalizáciu kľúčových ukazovateľov výkonnosti.

• Master data (reference data) is synchronised from Sage X3 to Yooz for the following entities: Suppliers, Customers, Chart of Accounts, Analytical Accounts, Tax Rates, Payment Terms, Users, and Items.
• Near real-time updates: Any creation, modification or deactivation of an item (such as a supplier or account) in Sage X3 automatically updates the Yooz application without human intervention.
• Data reliability and uniqueness: Sage X3 remains the master system. This eliminates duplicate entries (and the associated risk of errors) and ensures that Yooz workflows use information that is strictly identical to that in the ERP.
• Elimination of flat files: Native API integration avoids the cumbersome and outdated management of imports/exports via flat files (CSV, TXT).
• Accelerated deployment: An integrated “data migration” function allows for the bulk transfer of all existing data during the initial project set-up, which significantly speeds up the implementation of Yooz.

• Sending purchase orders, goods receipts, supplier returns and sales invoices to Yooz.
• Receiving purchase invoices (with reconciliation of order/receipt lines) and validated third-party supplier invoices from Yooz.
• Data is synchronised automatically in near real time

• Accounting feedback: When an invoice is approved in Sage X3 (generation of the accounting entry), the connector automatically sends the accounting document number and the date of integration into the ERP back to Yooz.
• Payment feedback: As soon as a supplier payment takes on the status “In Bank” in the ERP, Sage X3 sends Yooz confirmation of the payment, including the amount paid and the payment date.
• Authorisation status: The information sent back also includes validation details and the payment authorisation status (Approved for payment) from the ERP.
• This provides complete visibility and autonomy: Users working in Yooz can instantly see whether an invoice has been received, posted and paid in Sage X3, without needing to log into the ERP to check.
• This workflow secures the Procure-to-Pay (P2P) process, ensuring seamless, end-to-end synchronisation between the digitalisation tool and the ERP.
• Easier cross-referencing: The display of the Sage X3 document number in Yooz allows accountants to easily search for a document across systems, according to their working habits:
• Workflow security: The posting confirmation allows you to set conditions for steps in Yooz, for example, by blocking the approval workflow until the invoice has been definitively posted without errors in the ERP system.

• Management of Yooz custom fields
• Tools for monitoring and supervising data flows
• Integrated automatic connector update function
• Bulk data import features
• Email workflow triggered when an error is detected, to track exchanges between the two applications