Yooz
Crediteurenautomatisering

• Importeer uw klantfacturen automatisch in bulk in Sage X3 via sFTP, zonder uw bestaande processen te beïnvloeden.
• Controleer automatisch de naleving ervan en valideer deze.
• Converteer deze automatisch naar de officiële Factur-X- en CII-formaten en deponeer ze in alle Yooz-applicaties van uw klanten of verstuur ze per e-mail.
• Controleer automatisch de realtime verwerkingsstatus van de facturen van uw klanten op Yooz.
• Chat in realtime met uw klanten en anticipeer op geschillen.
• Houd uw cashflow in één oogopslag in de gaten.
• Genereer automatisch verkoop- en bankboekingen in Sage X3.

Maak en valideer aanvragen, inkooporders en ontvangstbewijzen via workflow:

• Vereenvoudig het maken van aanvragen door bijlagen toe te voegen.
• Automatiseer de validatie van aanvragen.
• Automatische generatie van inkooporders.
• Ontvangstbeheer.
• Automatische afstemming van inkooporders – ontvangstbewijzen – facturen.
  Realtime budgetbewaking en -rapportage.

Een geautomatiseerd, contactloos en geïndustrialiseerd proces:

• AI, machine learning en RPA: automatische realtime vastlegging van facturen dankzij automatische gegevensherkenning en mechanismen voor het opladen en afstemmen … zonder dat er vooraf een configuratie of model nodig is
• Big data: gedeelde database van meer dan 200 miljoen documenten en meer dan 1 miljoen leveranciers
• YoozStamp en YoozSmartSplit: 100% van de vastgelegde elektronische of papieren documenten wordt automatisch gescheiden.

Accepteer en valideer facturen en betalingen en geef elektronische betalingsopdrachten uit:

• Intelligente workflow om aankopen, facturen en betalingen te valideren.
• Onderweg: Documenten vastleggen, valideren en bekijken op smartphones en tablets.
• Voeg bijlagen toe om besluitvorming te vergemakkelijken.
• Geïntegreerde berichten voor interne en externe samenwerking en informatie-uitwisseling.

Archiveer en raadpleeg al uw elektronische documenten op juridische wijze:

• Elektronisch beheer van alle soorten documenten (facturen, bestellingen, leveringen, personeelszaken, juridisch, technisch, enz.) in alle formaten.
• Automatische identificatie en volledige tekstindexering van alle documenten
• Digitaal nieten en archiveren van ondersteunende documenten: offertes, contracten, leveringsbonnen, enz.
• Archief voor realtime-consultatie via Google-achtig zoeken op meerdere criteria
• Maak, bekijk en optimaliseer uw KPI’s in realtime met YoozReports.

Profiteer van de hoogste niveaus van beveiliging en naleving:

• Statistische analyse: detectie van niet-standaardbedragen uit historische gegevens en gebruik – detectie van duplicaten.
• Robotic Process Automation (RPA): systematische en geautomatiseerde toepassing van interne controleregels.
• Traceerbaarheid: geschiedenis van interventies waarmee de fraudeur en zijn acties kunnen worden geïdentificeerd.

Neem de controle over uw budget om snellere, beter geïnformeerde financiële beslissingen voor uw bedrijf te nemen en profiteer van een managementtool die volledig is geïntegreerd met uw platform voor automatisering van crediteuren.

• Vereenvoudig de verwerking van aanvragen en facturen door uw gebruikers een realtime-overzicht te geven van het gebruik van verschillende secties van het budget.
• Houd toezicht op het beheer van uw budget met een wereldwijd dashboard.

De eerste realtime prestatieanalysetool die naadloos is geïntegreerd in uw oplossing voor automatisering van crediteuren voor:

• Snel obstakels identificeren.
• Betaaltijden optimaliseren.
• Cashflow voorspellen.
• Kostenplaatsen in realtime bewaken.
• Belangrijke prestatie-indicatoren visualiseren en optimaliseren.

• Master data (reference data) is synchronised from Sage X3 to Yooz for the following entities: Suppliers, Customers, Chart of Accounts, Analytical Accounts, Tax Rates, Payment Terms, Users, and Items.
• Near real-time updates: Any creation, modification or deactivation of an item (such as a supplier or account) in Sage X3 automatically updates the Yooz application without human intervention.
• Data reliability and uniqueness: Sage X3 remains the master system. This eliminates duplicate entries (and the associated risk of errors) and ensures that Yooz workflows use information that is strictly identical to that in the ERP.
• Elimination of flat files: Native API integration avoids the cumbersome and outdated management of imports/exports via flat files (CSV, TXT).
• Accelerated deployment: An integrated “data migration” function allows for the bulk transfer of all existing data during the initial project set-up, which significantly speeds up the implementation of Yooz.

• Sending purchase orders, goods receipts, supplier returns and sales invoices to Yooz.
• Receiving purchase invoices (with reconciliation of order/receipt lines) and validated third-party supplier invoices from Yooz.
• Data is synchronised automatically in near real time:

• Accounting feedback: When an invoice is approved in Sage X3 (generation of the accounting entry), the connector automatically sends the accounting document number and the date of integration into the ERP back to Yooz.
• Payment feedback: As soon as a supplier payment takes on the status “In Bank” in the ERP, Sage X3 sends Yooz confirmation of the payment, including the amount paid and the payment date.
• Authorisation status: The information sent back also includes validation details and the payment authorisation status (Approved for payment) from the ERP.
• This provides complete visibility and autonomy: Users working in Yooz can instantly see whether an invoice has been received, posted and paid in Sage X3, without needing to log into the ERP to check.
• This workflow secures the Procure-to-Pay (P2P) process, ensuring seamless, end-to-end synchronisation between the digitalisation tool and the ERP.
• Easier cross-referencing: The display of the Sage X3 document number in Yooz allows accountants to easily search for a document across systems, according to their working habits:
• Workflow security: The posting confirmation allows you to set conditions for steps in Yooz, for example, by blocking the approval workflow until the invoice has been definitively posted without errors in the ERP system.

• Management of Yooz custom fields
• Tools for monitoring and supervising data flows
• Integrated automatic connector update function
• Bulk data import features
• Email workflow triggered when an error is detected, to track exchanges between the two applications