BSI (Bank statement Import), l'importation des relevés bancaires dans Sage X3

L'importation des relevés bancaires dans Sage X3 avec la fonction BSI, permet de faciliter la réconciliation bancaire, d'automatiser l'enregistrement des transactions et d'assurer une gestion financière plus précise et efficace.

Présentation et fonctionnalités

L’import des relevés bancaires avancés (BSI) permet :

1. D’importer les relevés bancaires issues de la banque dans Sage X3.
2. De traiter ces relevés bancaires.

Sage X3 recherche de façon automatique des mouvements Sage X3 (factures, règlements) pour les associer aux transactions du relevé dans le but de les lettrer et/ou les pointer.

1. • Pour les encaissements du relevé: chercher les factures clients correspondantes dans Sage X3 dans le but de générer le règlement de façon automatique et de lettrer le règlement avec la facture.
     AVANTAGE : gain de temps, plus besoin de saisir manuellement les encaissements clients.
   • Pour les décaissements du relevé: chercher le règlement fournisseur correspondant dans Sage X3 pour rapprocher transaction et pièce comptable.
     AVANTAGE : Plus besoin de rapprocher la comptabilité avec la banque car cette fonction le fait automatiquement.
   • Si Sage X3 ne trouve pas de correspondance, il est possible de chercher manuellement une facture ou un règlement ou de procéder à une saisie manuelle.
2. L’import peut se faire manuellement ou de façon automatique grâce à des outils de communication bancaires (Sage XRT par exemple).
3. Avant d’importer un relevé bancaire dans Sage X3, il est essentiel de s’assurer que les données sont dans un format compatible.
   Les formats de fichiers bancaires classiques, utilisables : CFONB, MT940, CAMT053, ou encore CSV et BAI2 (voir selon votre version de Sage X3). 

Problématiques solutionnées : vers une automatisation du process

Nos clients rencontrent plusieurs problématiques majeures lors du traitement des relevés bancaires.

• Une perte de temps significative et des redondances liées à la saisie manuelle des relevés bancaires en comptabilité.
• le pointage entre les relevés bancaires et les lignes comptables est une tâche chronophage et fastidieuse, souvent sujette à des erreurs humaines.

Le BSI (Bank Statement Import) apporte une solution efficace à ces problèmes avec l’automatisation de ces deux opérations cruciales.
Grâce à cette automatisation, les utilisateurs n’ont plus qu’à vérifier la cohérence des propositions générées par Sage X3 avant de valider les relevés, ce qui optimise le temps et réduit les risques d’erreurs.

1. Processus d'Importation

Le processus d’importation peut varier légèrement selon la version de Sage X3 utilisée.
Pour accéder à la Fonction d’Importation vous allez:

• Naviguez vers le module « Comptabilité Tiers » de votre Sage X3.
• Sélectionnez l’option d’importation des relevés bancaires comme ci-dessous.

Enfin, cette tâche peut également être abonnée afin d’automatiser l’import.

2. L’accès à la liste des relevés bancaires pour les traiter

3. Lettrer le relevé

Lettrer le relevé pour que Sage X3 cherche les mouvements correspondants (factures, règlements).
L’utilisateur doit ensuite vérifier que chaque rapprochement est cohérent puis peux valider le relevé pour générer les règlements et/ou procéder au pointage.

Pour chaque transaction, on dispose des informations bancaires comme l’IBAN, les références…
C’est grâce à ces informations que Sage X3 peut procéder à un rapprochement bancaire de façon automatique.

Bonnes Pratiques

• Formation et documentation : Former les utilisateurs sur le processus d’importation et de réconciliation bancaire.

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• Validation régulière : Valider régulièrement les transactions importées pour maintenir des données financières précises.
• Mises à Jour logiciels : S’assurer que Sage X3 et ses modules sont à jour pour bénéficier des dernières améliorations et correctifs.

En suivant ces étapes et en respectant ces bonnes pratiques, l’importation des relevés bancaires dans Sage X3 peut devenir un processus efficace et fiable, contribuant ainsi à une gestion financière rigoureuse et à la réduction des erreurs manuelles.

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L’équipe Deveho

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