NOUS AVONS DECIDE DE MIGRER VERS UN SYSTEME DYNAMIQUE D'INVENTAIRE, COMBINANT LA CAPACITE DE LOCALISER DE MANIERE PRECISION TOUTES NOS IMMOBILISATIONS EN FRANCE ET LA POSSIBILITE DE REALISER DES INVENTAIRES PERMANENTS. JOËL GAILLETON, DIRECTEUR DES COMPTABILITES, BOIRON
En tant que leader mondial de l’homéopathie, Boiron s’appuie sur une culture du numérique solidement établie pour maintenir une dynamique de développement. Forte de 80 personnes, l’équipe Systèmes d’information s’attache à fournir aux départements métier les ressources les plus abouties en réponse à leurs priorités. Afin d’augmenter la rapidité et la fiabilité de leurs inventaires et de la gestion de leurs immobilisations, Boiron a décidé d’utiliser une solution dématérialisée à 100%, s’appuyant une fois encore sur leur partenariat existant de longue date avec Sage Boiron a fait appel à Deveho Consulting Group pour l’accompagner dans la réponse au triple défi présenté par un calendrier très serré, la conservation des données et leur volume très important. Un témoignage recommandé à tous les passionnés d’efficacité !
Dans une entreprise en plein développement telle que Boiron, dont les équipes s’étoffent, les méthodes de production évoluent et où l’utilisation des sites industriels est en constante réévaluation, l’intégration et le suivi des immobilisations est une mission à temps plein. Une équipe de 2 personnes gère les immobilisations, de la gestion des mouvements au calcul des amortissements et à la gestion fiscale.
En pointe dans la digitalisation de ses processus de gestion, Boiron a décidé dès 2016 de mettre à plat la gestion des immobilisations pour en accélérer et fiabiliser chacune des étapes.
Chez Boiron, Joël Gailleton est le Directeur des comptabilités. « Nous avons choisi de passer à un système d’inventaire dynamique, associant la localisation précise de toutes nos immobilisations en France à la possibilité de mener des inventaires tournants. Concrètement, un code-barres est apposé sur chacune de nos immobilisations, qui sont par ailleurs inscrites dans un registre de sites. Un lecteur de code-barres relié à une tablette optimise le travail de nos équipes, sans commune mesure avec le relevé manuel qui prévalait jusqu’alors.”
Le deuxième aspect de la démarche de numérisation de la gestion des immobilisations était le choix de la solution de gestion proprement dite. Référent en matière de fonctionnalités de gestion, le progiciel Abel Entreprise avait trouvé ses limites en ce qui concerne une numérisation complète.
Stéphane Picq, Responsable des applications achats et finances au sein de l’équipe Systèmes d’information, a accompagné le projet du début à la fin. “Dans les lignes directrices du cahier des charges, nous avons bien sûr tenu compte du fait que notre PGI Sage est parfaitement adapté à notre activité et à nos contraintes métiers. Sous réserve d’une réponse positive à nos prérequis, nous avons privilégié l’éventualité d’une migration de la gestion des immobilisations vers Sage Business Cloud X3. »
Outre la capacité à piloter une gestion dématérialisée des immobilisations, il fallait démontrer également que Sage Business Cloud X3 avait la possibilité de conserver l’historique des données relatives aux 55 000 immobilisations stockées dans la base de données d’Abel Entreprise. La connaissance qu’a Deveho Consulting Group des contraintes métiers propres au secteur de la santé, en plus, bien sûr, de son expertise concernant la solution Sage, a guidé le choix de Boiron.
Stéphane Perrayon, responsable du Développement chez Deveho Consulting Group, décrypte les enjeux du projet.
“Le premier défi était le renouvellement de génération concomitant. La migration s’est accompagnée d’une remaniement complet des processus de gestion du cycle de vie des immobilisations. Le deuxième défi était, bien sûr, le volume considérable des données. Conserver sans les altérer des fiches immobilisation gérées depuis si longtemps sous Abel Entreprise n’allait pas de soi, en dépit de la filiation directe entre architectures logicielles. Le troisième défi était la maîtrise d’un calendrier très serré. »
Le gain de temps recherché est obtenu à toutes les étapes du cycle de vie des immobilisations, grâce à la mise en œuvre d’un inventaire dynamique et la migration vers le nouveau progiciel. La base de données est mise à jour automatiquement à chaque saisie d’immobilisations, par exemple lors des inventaires tournants, ce qui entraine une augmentation de la productivité. Alexandre Cherblanc est l’un des deux opérateurs responsables de la gestion des immobilisations. “Pour moi, l’évolution la plus importante est de ne plus avoir à saisir manuellement le montant et l’analytique de chaque immobilisation. Maintenant, avec juste le numéro de facture, tout se fait automatiquement. En plus, l’information est directement transmise à la base de données lors de chaque inventaire. »
