Elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas Ispanijoje: Facturae, SII ir nauja VeriFactu sistema

Ispanija sparčiai plečia elektroninių sąskaitų faktūrų naudojimą. Po to, kai daugiausia dėmesio buvo skiriama viešojo sektoriaus sandoriams ir SII sistemai didelėms įmonėms, dabar ji pereina į naują etapą su VeriFactu reglamentu, kuris iki 2027 m. bus privalomas visoms įmonėms. Techniniai pokyčiai, naujos teisinės prievolės ir sąskaitų faktūrų išrašymo procesų pertvarkymas sparčiai keičia Ispanijos reguliavimo aplinką.
Nors reforma yra didelis nacionalinis pokytis, ji visiškai nesuvienodina Ispanijos padėties: įmonės, kurioms jau taikoma SII sistema, ir toliau ją taikys, o Baskų kraštas išlaiko savo privalomą sistemą (TicketBAI). Taigi nauja VeriFactu sistema papildo esamas sistemas, o ne jas pakeičia.

Elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas Ispanijoje: kokia yra dabartinė situacija?

2025 m. gruodžio 2 d. Ispanijos vyriausybė oficialiai atidėjo Verifactu įgyvendinimą. Privalomas atitikties terminas buvo perkeltas iš 2026 m. į 2027 m. Įgyvendinimas prasidės 2027 m. sausio 1 d. įmonėms ir 2027 m. liepos 1 d. MVĮ ir savarankiškai dirbantiems asmenims. Šis atidėjimas buvo patvirtintas Ministrų Tarybos dekretu-įsakymu, kurį priėmė Finansų ministerija.

Todėl reikia įsiminti šį tvarkaraštį:

• 2027 m. sausio 1 d.: įmonės, kurioms taikomas pelno mokestis.
• 2027 m. liepos 1 d.: kitos įmonės ir savarankiškai dirbantys asmenys.

SII toliau veikia nepriklausomai.

Gerai veikianti Ispanijos sistema

Ispanija jau turi pažangią elektroninių sąskaitų faktūrų ekosistemą. Šiuo metu sistemą sudaro trys sritys:

1. Elektroninis sąskaitų faktūrų išrašymas viešajam sektoriui, kuris yra privalomas jau keletą metų.
2. SII – sistema, skirta beveik momentiniam didelių įmonių sąskaitų faktūrų įrašų perdavimui.
3. Nauja nacionalinė VeriFactu sistema, kuri nuo 2027 m. nustatys griežtus techninius reikalavimus visai sąskaitų faktūrų išrašymo programinei įrangai.

Svarbiausi terminai, padedantys suprasti Ispanijos sistemą

• Facturae: oficialus XML formatas sąskaitoms faktūroms, skirtoms viešajam sektoriui (versijos 3.2.1 ir 3.2.2).
• FACe / FACeB2B: platformos elektroninėms sąskaitoms faktūroms pateikti viešojo administravimo institucijoms.
• SII (Suministro Inmediato de Información): beveik momentinis sąskaitų faktūrų įrašų pateikimas AEAT.
• SIF (Sistemas Informáticos de Facturación): VeriFactu reglamentą atitinkanti programinė įranga.
• VeriFactu sistema (patikrinamos sąskaitų faktūrų išrašymo sistemos): reglamentas, reikalaujantis sąskaitų faktūrų vientisumo, atsekamumo, audito sekos, QR kodų ir, kai kuriais atvejais, automatinio sąskaitų faktūrų perdavimo.
• QR VeriFactu: privalomas QR kodas visoms SIF išrašytoms sąskaitoms faktūroms.
• TicketBAI: privaloma regioninė sistema Baskų krašte.

Trys Ispanijos sistemos ramsčiai

1. Facturae: oficialus B2G formatas

Viešajam sektoriui skirtos sąskaitos faktūros turi būti siunčiamos Facturae XML formatu per FACe arba FACeB2B platformas.

2. Suministro Inmediato de Información (SII) sistema: nedelsiamas PVM įrašų perdavimas

Tam tikros įmonės – didelės grupės, registruotos pagal tam tikras mokesčių sistemas – privalo beveik realiuoju laiku perduoti savo sąskaitų faktūrų įrašus Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).

3. VeriFactu: didelis pokytis nuo 2027 m.

Naujoji sistema, žinoma kaip Reglamento VeriFactu, reikalaus, kad nuo 2027 m. visos sąskaitų faktūrų išrašymo sistemos užtikrintų keletą pagrindinių elementų. Tai yra:

• duomenų vientisumas,
• atsekamumas ir išsamus audito žurnalas,
• sąskaitų faktūrų serijos nekintamumas,
• privalomas QR kodas,
• duomenų perdavimas, kai įmonė aktyvuoja šį režimą.

Tai yra struktūrinė reforma, palyginama su jau veikiančiomis sistemomis Portugalijoje ir Italijoje.

Svarbu pažymėti, kad VeriFactu perdavimo režimo (automatinis sąskaitų faktūrų pateikimas AEAT realiuoju laiku) aktyvavimas lieka neprivalomas. Įmonės gali laikytis VeriFactu reikalavimų, įgyvendindamos vientisumo, registravimo ir QR kodo reikalavimus, neįjungdamos automatinio perdavimo. AEAT skatina naudoti šį režimą, tačiau jis nėra privalomas pagal numatytuosius nustatymus.

Ispanijos sistemos apžvalga

Kam tai taikoma ir kaip?

• Viešojo administravimo tiekėjai: jau taikomas „Facturae“ formatas.
• Didelės įmonės, jau naudojančios SII: įsipareigojimai lieka nepakitę, su keliais pakeitimais.
• Visos Ispanijos įmonės nuo 2027 m.: įsipareigojimas naudoti VeriFactu reikalavimus atitinkantį SII.

SII ir VeriFactu: nepainiokite

Pagrindiniai techniniai reikalavimai

SIFs turi užtikrinti:

• Duomenų vientisumą ir nekintamumą.
• Įvykių žurnalą (sukūrimai, atšaukimai, pataisymai, maišos ir kt.).
• Laiko žymėjimą ir serijų negrįžtamumą.
• QR VeriFactu kodą kiekvienoje sąskaitoje faktūroje.
• Atitikimą teisiniams reikalavimams.
• Leidėjo pateiktą atsakomybės deklaraciją.

Kalbant apie formatus ir parašus, Facturae yra pripažintas standartu B2G sandoriuose. Daugeliu atvejų paprastai reikalaujama naudoti elektroninius parašus (XAdES arba lygiaverčius).

Vis dar reikia patikslinti kai kuriuos klausimus

Nors pagrindinė sistema yra apibrėžta, keletą techninių ir vykdymo detalių vis dar turi galutinai nustatyti AEAT. Tai apima:

• tikslus techninių įvykių žurnalo detalumas,
• tam tikri QR VeriFactu struktūros aspektai,
• patikrinimų ir incidentų ataskaitų teikimo veiklos procedūros,
• VeriFactu ir regioninių sistemų, tokių kaip TicketBAI, sąveika.
• Tikimasi, kad atnaujinimai bus paskelbti AEAT gairėse, DUK ir techniniuose vadovuose.

Ko nereikėtų pamiršti

• Griežtos baudos už neatitikimą.
• Galima nacionalinės ir regioninių sistemų (TicketBAI) sąveika.

Baskų kraštas (Alava, Gipuzkoa ir Bizkaia) taiko savo privalomą sistemą TicketBAI, kuri ir toliau taikoma nepriklausomai nuo VeriFactu. Todėl šiose teritorijose veikiančioms įmonėms gali būti taikomos abi sistemos vienu metu, o techniniai reikalavimai iš dalies sutampa, bet yra skirtingi.

• Poreikis patikimam teisiniam archyvavimui (WORM – „Write Once Read Many“, indeksavimas).
• Patikrinkite suderinamumą su EN-16931 ir Peppol tinklus tarptautiniam naudojimui.

Praktinis kontrolinis sąrašas jūsų komandoms

• Nustatykite, ar jums taikomas SII, ar pelno mokestis.
• Sudarykite dabartinių srautų žemėlapį (formatas, parašas, ERP).
• Gaukite atitikties įsipareigojimą iš savo SII leidėjo.
• Patikrinkite faktūras, FACe, archyvavimą ir ERP integraciją.
• Sukurkite saugų teisinį archyvavimą.

DUK – Dažnai užduodami klausimai

• Ar VeriFactu pakeičia SII?
  Ne, abu variantai egzistuoja kartu.
• Ar turėsiu siųsti visas sąskaitas faktūras realiuoju laiku?
  Tik tuo atveju, jei įmonė aktyvuos VeriFactu režimą; kitu atveju taikomi tik registravimo reikalavimai.
• Ar faktūrų naudojimas tampa privalomas B2B?
  Ne, tik B2G.
• Ar vis dar leidžiama naudoti klasikinį PDF?
  Taip, jei jį sugeneruoja reikalavimus atitinkantis SIF ir jame yra QR kodas.
• Ar TicketBAI bus palaipsniui nutraukiamas?
  Ne, Baskų krašte jis vis dar privalomas.
• Ar Peppol bus privalomas?
  Neprivaloma, bet rekomenduojama siekiant sąveikumo ES.

Išvada

Iki 2025 m. IV ketvirčio Ispanija jau bus gerai įsitvirtinusi elektroninių sąskaitų faktūrų srityje. 2027 m. pradėjus naudoti VeriFactu, visos įmonės turi pasiruošti atnaujinti savo sąskaitų faktūrų išrašymo sistemas. Šių pokyčių numatymas yra būtinas siekiant išvengti rizikos, papildomų išlaidų ir baudų.

Oficialūs šaltiniai / Išoriniai dokumentai

• • AEAT svetainė – VeriFactu reglamentas (kompiuterizuotos sąskaitų faktūrų sistemos):DUK, funkcijos, taikymo sritis.
  • AEAT – „Kompiuterizuotos sąskaitų faktūrų sistemos (VeriFactu)“ – vadovas / Naujos funkcijos 2025 m.
  • Išsamią SIF įsipareigojimų, QR kodų, techninių žurnalų ir ERP poveikio analizę rasite mūsų straipsnyje apie „VeriFactu“ reglamentą.