PROCES E-FAKTURÁCIE VO FRANCÚZSKU A V ZAHRANIČÍ : BEZPAPIEROVÁ POLITIKA !

Vzhľadom na narastajúci objem údajov je prechod na bezpapierovú formu pre spoločnosti kľúčovou prioritou.

Výhody bezpapierovej fakturácie

• Produktivita: automatizácia správy vašich faktúr vám ušetrí množstvo času.
• Cash flow: Elektronická fakturácia zaisťuje, že platby sú realizované dvakrát rýchlejšie než pri papierovej forme.
• Ekológia: dematerializácia vašich faktúr znamená aj menšiu spotrebu papiera a zníženie vašej uhlíkovej stopy.
• Bezpečnosť: Elektronická faktúra je autentická a poskytuje záruku bezpečnosti.

Okrem jednoduchej digitalizácie dokumentov umožňuje prechod na bezpapierové riešenia v súčasnosti optimalizáciu výmeny údajov a procesov v čase, keď sú digitálne technológie hlavným nositeľom informácií a komunikácie. Mnohé dokumenty, ako sú objednávky, cenové ponuky, faktúry a ďalšie písomnosti, sú takto digitalizované, čo uľahčuje ich výmenu, konzultáciu a archiváciu. V tomto článku sa bližšie pozrieme na bezpapierové faktúry.

Aby sa faktúra považovala za elektronickú faktúru, musí spĺňať dve podmienky:

– Musí byť vytvorená, odoslaná, prijatá a uložená v elektronickom formáte.

– Musí spĺňať podmienky stanovené Generálnym riaditeľstvom daní, a to:

• Elektronická faktúra môže obsahovať štandardizované, štruktúrované údaje umožňujúce automatické účtovanie, alebo podliehať spoľahlivému auditnému záznamu, ktorý zaručuje ekonomickú realitu fakturovanej transakcie,
• Spĺňať rovnaké povinnosti ako papierová faktúra, pokiaľ ide o povinné náležitosti,
• Preukázať identitu odosielateľa (najmä vďaka elektronickému podpisu),
• Zaručiť integritu svojho obsahu (tým, že znemožní jeho úpravu),
• Zabezpečiť jej čitateľnosť pre príjemcu.

Doteraz bola elektronická fakturácia povinná pre hospodárske vzťahy s verejnými organizáciami prostredníctvom platformy Chorus Pro. Smernica Európskeho parlamentu a Rady o elektronickej fakturácii pri verejnom obstarávaní z 26. júna 2014 mala totiž za cieľ dosiahnuť, aby sa elektronická fakturácia stala do roku 2020 najpoužívanejšou metódou fakturácie v Európe.

Viaceré krajiny, ako napríklad Francúzsko, zaviedli nariadenia vyžadujúce, aby dodávatelia posielali svoje faktúry verejnej správe elektronicky. Nedávno začala štátna správa realizovať ambiciózny projekt s cieľom normalizovať používanie bezpapierových/elektronických faktúr pre všetky B2B vzťahy.

Hlavné ciele tejto povinnosti sú:

• Zabezpečenie obchodných vzťahov
• Posilnenie boja proti podvodom s DPH
• Efektívnejšie riadenie podniku
• Zjednodušenie priznaní k DPH

Článok 56 zákona o financiách na rok 2020 (PLF 2020) umožňuje postupné zavádzanie tejto povinnosti v období od 1. januára 2023 do 1. januára 2025, a to v súlade s harmonogramom (uvedeným nižšie) a postupmi stanovenými vyhláškou, pričom sa zohľadňuje veľkosť a sektor činnosti dotknutých spoločností.

• 1. január 2023:

Povinnosť prijímať faktúry v elektronickom formáte pre všetky spoločnosti.

Pokiaľ ide o povinnosť posielať elektronické faktúry, tá sa bude týkať len veľkých spoločností.

• 2024:

Malé a stredné podniky budú musieť posielať všetky svoje faktúry v elektronickom formáte.

• 1. január 2025:

Na rade budú mikropodniky a malé a stredné podniky (MSP), ktoré budú musieť posielať svoje faktúry v elektronickom formáte.

Okrem toho musí byť implementácia elektronickej fakturácie spojená s dodatočnou povinnosťou prenosu údajov („e-reporting“), ktorá nepodlieha povinnosti elektronickej fakturácie definovanej v spomínanom článku 153: ide napríklad o transakcie medzi podnikateľmi a súkromnými osobami („B2C“), transakcie so zahraničnými subjektmi a údaje o stave úhrady faktúr.

Možno uvažovať o dvoch architektúrach pre výmenu elektronických faktúr:

• model s povinným tranzitom faktúr cez verejnú platformu, ktorá je ako jediná oprávnená prenášať ich zákazníkovi, v prípade potreby prostredníctvom súkromnej platformy, v ktorej je zákazník registrovaný (model V);
• model, v ktorom sú určité súkromné platformy, ktoré boli predtým certifikované ako dôveryhodné tretie strany, oprávnené zasielať faktúry priamo prijímajúcim spoločnostiam bez toho, aby prechádzali cez verejnú platformu (model Y).

Francúzsko však nie je jedinou krajinou, ktorá na tejto téme pracuje.

Od 1. júla 2020 sú totiž spoločnosti so sídlom v Maďarsku povinné dodržiavať nový systém online fakturácie – RTIR (Real Time Invoice Reporting). Princíp spočíva v tom, že daňoví poplatníci so sídlom v Maďarsku musia posielať všetky odberateľské faktúry na platformu NAV „Online Számla“ (národný portál štátnej správy). Musí sa tak diať online, elektronicky a okamžite.

Spoločnosť DEVEHO pracovala na implementácii tejto novej požiadavky a nedávno zabezpečila súlad riešenia Sage X3 s najnovšou verziou RTIR (V3).

Pokiaľ ide o Poľsko, poľské ministerstvo financií nariaďuje elektronický prenos údajov o DPH prostredníctvom súboru SAF-T JPK_VAT, ktorý je povinný pre poľské aj zahraničné spoločnosti pôsobiace v krajine. Predkladanie súboru JPK_VAT a dostupnosť elektronických účtovných informácií sú povinné pre všetky spoločnosti pôsobiace v Poľsku, a to aj bez fyzickej kancelárie.

Od 21. júla 2018 je v Španielsku používanie elektronickej fakturácie povinné vo vzťahoch medzi subdodávateľmi a hlavným dodávateľom verejnej správy (formát FACTURAE). Používanie elektronickej fakturácie je výrazne podporované aj v B2B vzťahoch prostredníctvom výmeny elektronicky podpísaných štruktúrovaných údajov vytvorených pomocou bezpečných zariadení na vytváranie podpisu.

Vo Švajčiarsku nahradila QR faktúra (QR-bill) staršie červené a oranžové poštové poukážky. Vzhľadom na narastajúce národné a medzinárodné regulačné požiadavky, atraktivitu švajčiarskeho platobného styku a zvyšujúcu sa digitalizáciu obchodných procesov bola adaptácia na medzinárodné štandardy (ISO 20022) nevyhnutná a vhodná. Táto zmena zmodernizovala platobné procesy, ktoré sú teraz jednoduchšie a nákladovo efektívnejšie. Pre vašu informáciu, QR faktúra je plne kompatibilná so systémom Sage X3.

Od 1. januára 2017 sú všetci dodávatelia, ktorí majú zmluvy s holandskou ústrednou vládou (t. j. ministerstvá, ich hlavné oddelenia a agentúry), povinní predkladať elektronické faktúry.

Rumunsko v súčasnosti skúma možnosti bezpapierových faktúr s využitím súboru SAF-T. Naše tímy v DEVEHO na tom momentálne pracujú, aby zabezpečili súlad so systémom Sage X3.

Spoločnosť DEVEHO Consulting Group vás týmto prechodom prevedie s úplným pokojom a istotou!

Neváhajte nás kontaktovať pre viac informácií!