E-fakturácia v Európe, zrýchľujeme cestu k legislatívnemu súladu

E-fakturácia sa v celej Európe postupne stáva zákonnou povinnosťou. Členské štáty EÚ sa snažia o zjednotenie systémov, k čomu ich motivujú iniciatívy ako ViDA a technické štandardy typu Peppol či Factur-X. Každá krajina však napreduje vlastným tempom a má svoje špecifiká. Tento článok prináša prehľad kľúčových povinností, formátov a termínov, ktoré firmám pomôžu pripraviť sa na túto zásadnú zmenu.

E-fakturácia v Európe: Regulačný rámec, štandardné formáty a výzvy pri zavádzaní do roku 2030

Elektronická fakturácia sa naprieč Európou postupne stáva normou. Na čele s národnými iniciatívami a európskymi programami, ako je ViDA (DPH v digitálnom veku), je cieľom tejto transformácie zmodernizovať správu DPH, bojovať proti podvodom a zjednodušiť obchodovanie.

Firmy sa však musia zorientovať v pomerne neprehľadnom prostredí, ktoré spôsobujú rozdielne termíny v jednotlivých štátoch, povinné formáty či rôzne platformy a požiadavky na reporting. Ak sa však na túto transformáciu pripravíte včas a efektívne, môže sa pre vás stať silným impulzom k vyššej efektivite a lepšej konkurencieschopnosti.

Piliere e-fakturácie v Európe

Peppol (Pan-European Public Procurement Online)

Peppol je bezpečná sieť, ktorá zjednodušuje štandardizovanú výmenu elektronických dokumentov, ako sú faktúry či objednávky, medzi firmami a inštitúciami verejnej správy.

Funguje to na týchto základných princípoch:

• Jednotný formát: Používa sa štandard Peppol BIS;
• Centrálny systém adresovania;
• Medzinárodná prepojiteľnosť, Pôvodne vznikla pre komunikáciu so štátnou správou (B2G), no postupne sa rozširuje aj na bežné obchodné vzťahy medzi firmami (B2B).

ViDA (DPH v digitálnom veku)

Iniciatíva ViDA, pod vedením Európskej komisie, má za cieľ digitalizovať a modernizovať procesy v oblasti DPH. Medzi kľúčové návrhy patria:

• Povinná e-fakturácia pre transakcie v rámci EÚ;
• Harmonizovaný formát faktúr inšpirovaný systémom Peppol;
• Štandardizovaný e-reporting v rámci celej EÚ.

Očakáva sa, že implementácia prebehne v rokoch 2028 až 2030.

Bežné formáty e-faktúr

Formát	Popis
Factur-X	Francúzsko-nemecký hybridný formát kombinujúci PDF čitateľné pre ľudí a štruktúrované XML.
UBL	Štandardný jazyk XML pre obchodné dokumenty, používaný vo viacerých krajinách.
CII	Formát XML vyvinutý organizáciou UN/CEFACT, interoperabilný naprieč odvetviami.

Úloha e-reportingu v reforme

Popri e-fakturácii sa e-reporting stáva kľúčovým nástrojom pre správcov dane. Zahŕňa automatizovaný prenos fakturačných údajov (vrátane transakcií B2C a exportu), a to často v reálnom čase alebo v krátkom časovom horizonte.

Príklady:

• Maďarsko: E-reporting v reálnom čase od roku 2018;
• Francúzsko: E-reporting bude integrovaný s povinnou e-fakturáciou od roku 2026.

Pre viac informácií o pojmoch ako:

• PPF (Portál pre verejnú fakturáciu);
• PDP (Partnerská dematerializačná platforma).

Viac informácií o e-fakturácii vo Francúzsku nájdete v našom špecializovanom článku tu.

Povinnosti a časové harmonogramy podľa krajín

Európske krajiny napredujú rôznym tempom. Nižšie uvádzame prehľad súčasných alebo nadchádzajúcich povinností:

Tieto rozdiely znamenajú, že firmy musia prispôsobiť svoje stratégie dodržiavania predpisov pre každú krajinu a zároveň sa vyhnúť pasci vytvárania izolovaných technických systémov.

Detailný pohľad podľa krajín: praktické podrobnosti a technické požiadavky

Rumunsko

Od 1. januára 2024 je e-fakturácia povinná pre všetky rumunské spoločnosti bez ohľadu na ich status platiteľa DPH. Národný systém RO E-Factura využíva štruktúrovaný formát XML a faktúry musia byť odoslané do piatich pracovných dní. Od júla 2024 sú na daňové účely v rámci B2B transakcií uznávané iba faktúry odoslané cez systém RO E-Factura.

Medzitým sa systém RO E-Transport rozširuje tak, aby pokrýval medzinárodné toky, a v júli 2024 budú zavedené sankcie.

✅ Sage X3 je plne v súlade s týmto systémom: v X3 sú k dispozícii odchádzajúce aj prichádzajúce toky faktúr.

Viac informácií o e-fakturácii v Rumunsku: Kliknite sem.

Spoznajte systém RO E-Factura, kliknite sem.

Poľsko

Povinná e-fakturácia bude v Poľsku zavedená v júli 2024 prostredníctvom platformy KSeF. To si vyžaduje štruktúrovaný formát XML a centralizované odosielanie daňovému úradu.

Firmy by mali začať prispôsobovať svoje ERP systémy už teraz, aby zabezpečili súlad s predpismi.

Španielsko

Španielsko oznámilo, že B2B e-fakturácia bude povinná od rokov 2025 – 2026. Hoci sa na konečné detaily stále čaká, spoločnostiam sa odporúča pripraviť sa na potenciálne úpravy systému.

Reforma sa bude opierať o interoperabilný model inšpirovaný systémom Peppol.

Maďarsko

Hoci e-fakturácia nie je v Maďarsku povinná, e-reporting v reálnom čase je od roku 2018 vyžadovaný pre všetky B2B a B2C faktúry prostredníctvom systému NAV. To zahŕňa okamžitý prenos daňových údajov cez rozhranie API; samotná faktúra sa neodosiela.

RTIR (Real-Time Invoice Reporting) je povinný od januára 2021.

✅ V súlade s predpismi: Verzia XML RTIR 3.0 je k dispozícii v X3.

Francúzsko

Od roku 2026 Francúzsko rozšíri povinnú e-fakturáciu a e-reporting na všetky firmy. Pod vedením DGFiP je táto reforma postavená na trojúrovňovej štruktúre:

• Verejný portál pre fakturáciu (PPF)
• Certifikované partnerské platformy (PDP)
• Centralizovaný adresár

Časový harmonogram sa líši podľa veľkosti spoločnosti, pričom od malých a stredných podnikov (MSP) sa vyžaduje vystavovanie e-faktúr od roku 2027. Medzi podporované štruktúrované formáty patria Factur-X, UBL a CII.

Sage ako certifikovaná PDP ponúka plne integrované riešenie v súlade s predpismi.

Prečítajte si náš článok o e-fakturácii vo Francúzsku – kliknite sem.

Bezpečnosť, GDPR a interoperabilita

Kybernetická bezpečnosť a ochrana údajov

Digitálna fakturácia vyvoláva dôležité otázky týkajúce sa dôvernosti a bezpečnosti:

• Citlivé údaje z faktúr (ceny, DPH a identita klientov) musia byť chránené.
• Uchovávanie musí byť v súlade s nariadením GDPR.
• Existuje riziko podvodu alebo krádeže identity prostredníctvom sfalšovaných elektronických dokumentov.

Interoperabilita formátov a systémov

Firmy musia zabezpečiť, aby ich systémy ERP a fakturačné nástroje:

• Podporovali všetky požadované formáty (Factur-X, UBL, CII);
• Boli kompatibilné s národnými systémami (SDI, KSeF, RO E-Factura atď.);
• Zahŕňali konektory pre platformy PDP alebo verejné portály.

Čo to znamená pre firmy?

Pre spoločnosti pôsobiace vo viacerých krajinách môže prispôsobenie sa týmto rôznym požiadavkám predstavovať významné výzvy v oblasti riadenia. Aj keď podnikáte len v jednej krajine, stále musíte byť v obraze, pokiaľ ide o miestne pravidlá dodržiavania predpisov.

MSP a mikropodniky: Jedinečná výzva

• Menej pripravené, často bez vhodného ERP systému;
• Menej informované o technických požiadavkách;
• Potreba väčšej podpory od partnerov alebo dodávateľov softvéru.

Integrátori a ERP: strategická úloha

• Centralizovať toky fakturácie.
• Ponúkať natívne konektory pre e-fakturáciu.
• Zabezpečiť priebežné aktualizácie pre súlad s legislatívnymi zmenami.

Ako sa môžete efektívne pripraviť?

Tu je kontrolný zoznam, ktorý vás prevedie prechodom na e-fakturáciu:

✅ Identifikujte krajiny, ktoré sa týkajú vašich transakcií.

✅ Zmapujte svoje fakturačné toky (odberatelia, dodávatelia, B2B, B2C atď.).

✅ Skontrolujte kompatibilitu ERP systému (napr. Sage X3) s požadovanými formátmi.

✅ Vyberte si certifikovanú partnerskú dematerializačnú platformu (PDP).

✅ Vyškoľte svoje tímy a upravte interné procesy.

✅ Predvídajte požiadavky na e-reporting (napr. export, B2C).

Výhľad do budúcna: Smerom k európskej harmonizácii?

Iniciatíva ViDA plánuje v rokoch 2028 – 2030 priniesť nasledovné:

• Jednotný formát faktúr inšpirovaný Peppol BIS;
• Štandardizované vykazovanie DPH v rámci členských štátov;
• Interoperabilné cezhraničné platformy.

Tieto plány predstavujú jedinečnú príležitosť na zjednodušenie, automatizáciu a zabezpečenie procesov fakturácie v celej Európe.

Dovtedy si rozmanitosť systémov vyžaduje prístup špecifický pre každú krajinu bez vytvárania izolovaných technických architektúr.

Na záver:

Prechod na elektronickú fakturáciu v celej Európe je nevyhnutný a transformačný zároveň. Vyžaduje si:

• Technické investície;
• Neustále sledovanie legislatívnych zmien;
• Stratégiu prispôsobenú každej jurisdikcii.

Elektronická fakturácia však môže zároveň zvýšiť výkonnosť, zabezpečiť súlad s predpismi a posilniť konkurencieschopnosť.

Ako certifikovaný partner Sage vás budeme sprevádzať celou touto transformáciou. Poskytneme vám diagnostiku na mieru a integrované riešenie, ktoré vám umožní s istotou plniť vaše povinnosti v oblasti dodržiavania predpisov.

Kontaktujte nás ešte dnes a dohodnite si individuálne posúdenie a plán implementácie na mieru.