Elektronická fakturácia vo Francúzsku

V rámci Francúzska je elektronická fakturácia súčasťou prechodu na bezpapierové transakcie. Od júla 2024 budú musieť byť všetky podniky vo Francúzsku bez ohľadu na ich veľkosť schopné prijímať faktúry v elektronickom formáte. Tento projekt vedie francúzska vláda s cieľom zjednodušiť fakturačný a platobný reťazec a optimalizovať výber DPH. Bude to mať zásadný dopad. Preto je nevyhnutné pochopiť, ako elektronická fakturácia ovplyvní podnikanie.

Môžeme hovoriť o masívnom náraste bezpapierovej výmeny dát.

Harmonogram povinností pri vystavovaní a prijímaní faktúr vo Francúzsku*

Aktualizovaný harmonogram (v novembri 2023) v článku Elektronická fakturácia: Aktuality v programe, čo je nové?

Predvídanie, pochopenie a komunikácia

Aby sa spoločnostiam uľahčilo dodržiavanie predpisov, systémy na riadenie podniku (ERP) smerujú k väčšej automatizácii zadávania údajov, importu bankových údajov a bezpapierovej fakturácii.

Vlastnosti

Elektronická faktúra musí spĺňať dve podmienky:

• Musí byť vytvorená, odoslaná, prijatá a uložená v elektronickej forme.
• Musí spĺňať podmienky stanovené Generálnym riaditeľstvom verejných financií (Direction Générale des Impôts).

Elektronická fakturácia zahŕňa dve zásadné zmeny:

• Formát dokumentu: E-faktúra nie je súbor PDF odoslaný e-mailom. Ide o špeciálny formát, ktorý dokáže prečítať a spracovať špeciálne nakonfigurovaná riadiaca aplikácia.
• Obeh dokumentu: Elektronická faktúra prechádza cez dve platformy – jednu si volí odosielateľ a druhú príjemca. Tieto platformy kontrolujú formálnu zhodu faktúr a v prípade nesúladu ich odmietnu. Zároveň sú zodpovedné za prenos údajov o DPH štátnym orgánom.

Čo sa zmení pre firmy?

V obehu budú dva druhy formátov:

• Štruktúrované formáty (UBL, EDIFACT, CII atď.): Ktoré sú čitateľné len strojovo.

• Zmiešané formáty: Pozostávajú zo štruktúrovaných údajov a PDF čitateľného pre človeka, ako napríklad francúzsko-nemecký štandard Factur-X.

Vzniknú platformy, ktoré podnikom umožnia profitovať z e-fakturácie jednoduchým a bezpečným spôsobom:

• Súkromné platformy (PDP): Výmenu faktúr medzi spoločnosťami budú zabezpečovať súkromné platformy alebo partnerské platformy pre digitalizáciu (Plateformes de Dématérialisation Partenaires), ktoré musia byť registrované v oficiálnom zozname.

• Verejný portál (PPF): Prenos fakturačných údajov, ktorý umožní štátu sledovať stav ekonomiky, bude zabezpečovať verejná platforma – Verejný fakturačný portál (Portail Public de Facturation). Iba táto verejná platforma bude komunikovať s DGDiP. Medzi súkromnými platformami a týmto verejným portálom bude vytvorené automatické prepojenie.

Výhody elektronickej fakturácie

Výhody

• Optimalizácia fakturačného procesu: zjednodušenie, racionalizácia a bezpečnosť.

• Menej sporov pri vymáhaní pohľadávok a skrátenie platobných lehôt.

• Zníženie uhlíkovej stopy.

Pre podniky bude prijatie elektronickej fakturácie znamenať predovšetkým nižšie náklady:

• Zlepšenie cash flow vďaka kratším platobným lehotám.

• Nižšie náklady na priznania k DPH vďaka možnosti predvyplnenia.

• Zníženie nákladov na správu prijatých aj odoslaných faktúr.

Zvýšenie produktivity

Zjednodušené upomienky, menej sporov, automatizované párovanie faktúr, sledovateľnosť spracovania faktúr a okamžitý prístup k archivovaným dokumentom – to všetko pomáha znižovať náklady a čas spracovania digitalizovaných faktúr.
Národné fórum pre elektronickú fakturáciu (Forum National de la Facture Électronique) odhaduje, že nárast produktivity predstavuje 1/3 pre dodávateľa a 2/3 pre odberateľa.

6 výhod okruhu elektronických faktúr

1. Je vhodný pre firmy všetkých veľkostí.

2. Zaručuje dôvernosť obchodných politík (podmienky, sadzby atď.).

3. Rozdeľuje zodpovednosť za hladké fungovanie ekosystému medzi verejných a súkromných aktérov.

4. Zachováva kontinuitu už zavedených systémov na výmenu elektronických faktúr.

5. Stimuluje inovácie a súťaživosť medzi aktérmi.

6. Ponecháva otvorenú cestu k vylepšeniu procesov prostredníctvom doplnkových služieb.

Povinnosti

Vývoj Sage X3 vo svetle tejto reformy

Podobne ako pri prechode na DSN a PAS, aj zavedenie elektronickej fakturácie si vyžiada zmeny vo funkčnosti riadiacich riešení.
Hneď ako francúzska vláda zverejní špecifikácie, tímy výskumu a vývoja (R&D) spoločností Sage a Deveho Consulting Group začnú pracovať na aktualizácii riešení zapojených do procesu fakturácie.

Jediným riešením na získanie týchto funkcionalít v rámci Sage X3 bude verzia v12 spolu s najnovšou aktualizáciou.

Spoločnosť Sage pracuje v predstihu a v spolupráci so všetkými aktérmi poverenými touto problematikou: v rámci združenia SDDS (Simplification et Dématérialisation des Données Sociétés) a v rámci FNFE-MPE (Forum National de la Facture Électronique et des Marchés Publics Électroniques).

Je možné predvídať veľké zmeny v oblasti organizácie tým, že sa pripravíte v rámci 4 hlavných osí reflexie:

1. NÁSTROJE: zmapujte svoj informačný systém, aby ste identifikovali nástroje, ktorých sa to môže týkať (globalizovaný interný systém zadávania údajov, dodávateľský portál atď.).

2. ORGANIZÁCIA,PROCESY: vnútroskupinové faktúry budú musieť byť súčasťou systému elektronických faktúr.

3. ÚDAJE: identifikujte odosielateľa/príjemcu (identifikujte SIRET, SIREN v IT systéme), a teda prečistite údaje (Data).

4. OČAKÁVANÝ KYBERNETICKÝ SYSTÉM: pripravte ERP, aktualizácie a identifikujte funkčné medzery (gaps).

V údajoch sa skrýva reálny potenciál, pretože budú obsahovať určité množstvo informácií, ktoré sa predtým do účtovného systému nezadávali.

Ciele:

Jedným z hlavných cieľov elektronickej fakturácie je zabezpečiť, aby sa údaje zaznamenávali do informačného systému v reálnom čase a spracovávali priebežne, čím sa zachová prehľad o cash flow a ďalších prvkoch riadenia.

Záver

Na záver možno povedať, že elektronická fakturácia je nevyhnutným a prínosným vývojom, ktorý od firiem vyžaduje prispôsobenie ich fakturačných postupov. Spoločnosť Sage, verná svojmu záväzku zjednodušovať riadenie podnikov a podporovať ich pri digitalizácii všetkých procesov, je súčasťou tejto reformy od samého začiatku, aby svojim zákazníkom zabezpečila pokojný a bezproblémový prechod.

Máte nejaké otázky? Pripravte sa na elektronickú fakturáciu!

Kontaktujte nás a využite odborné znalosti tímu Deveho.