HEMOS OPTADO POR PASAR A UN SISTEMA DE INVENTARIO DINAMICO, QUE COMBINA LA CAPACIDAD DE LOCALIZAR CON PRECISION TODOS NUESTROS INMOVILIZADOS EN TODA FRANCIA CON LA POSIBILIDAD DE REALIZAR INVENTARIOS FISICOS MOVILES. JOËL GAILLETON, DIRECTOR DE CONTABILIDAD, BOIRON
Como líder mundial en medicamentos homeopáticos, Boiron se apoya en una cultura digital firmemente establecida para impulsar la empresa. Su equipo de sistemas de información, compuesto por 80 personas, se compromete a proporcionar a los departamentos de back-office los recursos más avanzados disponibles para satisfacer sus prioridades. Para aumentar la rapidez y la fiabilidad de sus inventarios y de la gestión de sus activos fijos, Boiron decidió utilizar una solución 100% digital, aprovechando una vez más su larga colaboración con Sage. Boiron recurrió a DEVEHO Consulting Group para que le ayudara a afrontar el triple reto de los grandes volúmenes, los plazos ajustados y la conservación de los datos. ¡Un testimonio prescrito a todos los buscadores de eficacia!
Para una empresa en expansión como Boiron, con una plantilla cada vez mayor, métodos de producción en evolución e instalaciones industriales cuyas funciones se reevalúan constantemente, la integración y el seguimiento a largo plazo de los activos fijos es una tarea a tiempo completo. La gestión del inmovilizado la lleva a cabo un equipo de 2 personas, encargado de gestionar los movimientos, contabilizar las amortizaciones y gestionar los impuestos.
Ya a la vanguardia en la digitalización de sus procesos de gestión, en 2016 Boiron decidió revisar la gestión de sus activos fijos para aumentar la rapidez y la eficiencia en cada fase.
Joël Gailleton es el Director de Contabilidad de Boiron. «Hemos optado por pasar a un sistema de inventario dinámico, que combina la capacidad de localizar con precisión todos nuestros inmovilizados en toda Francia con la posibilidad de realizar inventarios físicos móviles. En concreto, se coloca un código de barras en cada activo fijo, que se inscribe en un registro del lugar. Un lector de códigos de barras conectado a una tableta optimiza el trabajo realizado por nuestros equipos, que no es nada comparado con todo el trabajo que suponía hasta ahora la toma de datos manual.”
La segunda etapa del proceso de digitalización de la gestión del inmovilizado fue la propia solución de gestión. Reconocido por sus funciones de gestión, el paquete de software Abel Entreprise llegó a sus límites en términos de digitalización total.
Stéphane Picq, Director de Compras y Aplicaciones Financieras del equipo de Sistemas de Información, dirigió el proyecto de principio a fin. «Dentro de nuestras directrices del pliego de condiciones, naturalmente tuvimos en cuenta que nuestro ERP de Sage está perfectamente adaptado a nuestro sector empresarial y a las presiones de nuestros departamentos. En función de que se pudieran cumplir nuestros requisitos, nos decantamos por la posibilidad de una migración de nuestra gestión de activos fijos a Sage Business Cloud X3.»
Además de la capacidad de Sage Business Cloud X3 para gestionar el inmovilizado inmaterial, también había que demostrar la capacidad de conservar el archivo de datos relativo a los 55.000 inmovilizados almacenados en la base de datos de Abel Entreprise. El conocimiento de DEVEHO Consulting Group de las dificultades departamentales específicas del sector sanitario, además de ser especialistas en la solución Sage, ayudó a Boiron a tomar la decisión.
Stéphane Perrayon, Director del Desarrollo de Deveho Consulting Group, explica los retos que se plantean.
«El primer reto fue la renovación generacional simultánea. La migración se produjo al mismo tiempo que una revisión completa de los procesos de gestión del ciclo de vida de los activos fijos. El segundo reto era, por supuesto, el gran volumen de datos. Conservar las fichas de activos fijos, gestionadas durante tanto tiempo en Abel Entreprise, sin alterarlas no fue fácil, a pesar de las limitaciones de la arquitectura del software. El tercer reto fue gestionar el ajustado calendario».
El ahorro de tiempo previsto se consigue en todas las fases del ciclo de vida del inmovilizado, mediante la implantación de un inventario dinámico y la migración al nuevo software. La base de datos se actualiza automáticamente al introducir un activo fijo, por ejemplo, durante los inventarios rotativos, lo que a su vez aumenta la productividad. Alexandre Cherblanc es uno de los dos operadores encargados de gestionar el inmovilizado. «Para mí, el mayor cambio es no tener que introducir manualmente el importe y la contabilidad de costes de cada inmovilizado. Ahora, con sólo el número de factura, todo se hace automáticamente. Además, la información se transfiere directamente a la base de datos durante cada inventario».
