ABBIAMO SCELTO DI PASSARE A UN SISTEMA DI INVENTARIO DINAMICO, CHE COMBINA LA CAPACITÀ DI LOCALIZZARE TUTTI I NOSTRI CESPITI CON PRECISIONE IN TUTTA LA FRANCIA CON LA POSSIBILITÀ DI EFFETTUARE INVENTARI ROTABILI. JOËL GAILLETON, DIRECTOR OF ACCOUNTING, BOIRON
In qualità di leader mondiale nei farmaci omeopatici, Boiron si affida a una cultura digitale consolidata per portare avanti l’azienda. Il loro team di 80 sistemi informativi si impegna a fornire ai dipartimenti di back-office le risorse più avanzate disponibili per soddisfare le loro priorità. Al fine di aumentare la velocità e l’affidabilità delle proprie scorte e la gestione delle proprie risorse, Boiron ha deciso di utilizzare una soluzione digitale al 100%, attingendo ancora una volta alla loro partnership di lunga data con Sage. Boiron ha chiesto a DEVEHO Consulting Group di assisterli nell’affrontare la triplice sfida dei grandi volumi, dei tempi stretti e della conservazione dei dati. Una testimonianza prescritta a tutti coloro che cercano l’efficienza!
Per un’azienda in espansione come Boiron, con la sua forza lavoro in crescita, metodi di produzione in evoluzione e strutture industriali le cui funzioni vengono costantemente rivalutate, l’integrazione a lungo termine e il monitoraggio dei cespiti è una missione a tempo pieno. La gestione dei cespiti è svolta da un team di 2 persone, addetto alla gestione dei movimenti, alla registrazione degli ammortamenti e alla gestione fiscale.
Già all’avanguardia nella digitalizzazione dei propri processi gestionali, nel 2016 Boiron ha deciso di rinnovare la gestione delle proprie immobilizzazioni al fine di aumentarne velocità ed efficienza in ogni sua fase.
Joël Gailleton è l’Accounts Director presso Boiron. “Abbiamo scelto di passare a un sistema di inventario dinamico, che combina la capacità di localizzare accuratamente tutti i nostri cespiti in tutta la Francia con la possibilità di eseguire inventari rotabili. In sostanza, su ogni cespite viene applicato un codice a barre, che viene poi registrato in un registro di sito. Un lettore di codici a barre collegato a un tablet ottimizza il lavoro svolto dai nostri team, che non è nulla in confronto a tutto il lavoro svolto fino ad ora con le letture manuali.”
La seconda fase del processo di digitalizzazione della gestione dei cespiti è stata la soluzione gestionale stessa. Riconosciuto per le sue funzioni gestionali, il pacchetto software Abel Enterprise ha raggiunto i suoi limiti in termini di totale dematerializzazione.
Stéphane Picq, Purchasing, e Finance Applications Manager con il team dei sistemi informativi, ha guidato il progetto dall’inizio alla fine. “All’interno delle nostre linee guida delle specifiche, abbiamo naturalmente tenuto conto del fatto che il nostro ERP Sage si adatta perfettamente al nostro settore di attività e alle pressioni sui nostri dipartimenti. A seconda che i nostri requisiti potessero essere soddisfatti, abbiamo privilegiato la possibilità di una migrazione della nostra gestione dei cespiti a Sage Business Cloud X3″.
Oltre alla capacità di Sage Business Cloud X3 di gestire cespiti dematerializzati, doveva essere dimostrata anche la capacità di preservare l’archivio dati relativo ai 55.000 cespiti archiviati nel database di Abel Entrerprise. La conoscenza di DEVEHO Consulting Group delle pressioni dipartimentali specifiche del settore sanitario, oltre ad essere specialisti nella soluzione Sage, hanno aiutato a guidare Boiron nella loro scelta.
Stéphane Perrayon, Development Manager presso Deveho Consulting Group, spiega le sfide in gioco.
“La prima sfida è stata il simultaneo rinnovo generazionale. La migrazione è avvenuta contestualmente a una revisione completa dei processi di gestione del ciclo di vita dei cespiti. La seconda sfida era, ovviamente, l’enorme volume di dati. Conservare le schede dei cespiti, gestite per tanto tempo sotto Abel Entrerprise, senza danneggiarle non è stato facile, nonostante le filiazioni dirette tra l’architettura del software. La terza sfida è stata gestire i tempi stretti”.
Il risparmio di tempo desiderato si ottiene in tutte le fasi del ciclo di vita del cespite, attraverso l’implementazione di un inventario dinamico e la migrazione al nuovo software. Il database viene aggiornato automaticamente quando si inserisce un cespite, ad esempio durante le scorte rotabili, il che a sua volta aumenta la produttività. Alexandre Cherblanc è uno dei due operatori incaricati della gestione dei cespiti. “Per me, il cambiamento più grande non è più dover inserire manualmente l’importo e la contabilità dei costi per ogni cespite. Ora, con il solo numero di fattura, tutto avviene automaticamente. Inoltre, le informazioni vengono trasmesse direttamente al database durante ogni inventario”.
