E-facturering
systeem in Frankrijk

Vanaf 1 september 2026 is het niet langer mogelijk om uw leveranciers om papieren of eenvoudige PDF-facturen te vragen.

Alle bedrijven moeten:

• Elektronische facturen van hun leveranciers accepteren.
• Ze integreren in hun boekhoud- of bedrijfsbeheersysteem.

Vanaf 1 september 2026 voor de grootste bedrijven en geleidelijk tot september 2027 voor anderen, moeten alle bedrijven in staat zijn om:

• Elektronische facturen in conforme formaten te kunnen uitgeven.
• Ze automatisch naar hun klanten kunnen sturen via een platform naar keuze.

Zorg voor naleving van 4 e-factureringsmethoden:

• De uitwisseling van facturen in gestructureerde formaten die voldoen aan de Europese norm EN16931 (UBL 2.A en CII formaten), met de verplichting voor platformen (openbaar of privé) om een ​​leesbare PDF te produceren.
• De uitwisseling van facturen in gemengde formaten die voldoen aan de Europese norm EN16931, waarbij gestructureerde gegevens en een op het scherm leesbare PDF worden gecombineerd; de Frans-Duitse Factur-X-standaard is de bekendste van deze gemengde formaten. Het vertegenwoordigt de originele factuur en bevat een gestructureerd gegevensbestand (XML).
• Optionele formaten (bijv. EDIFACT-formaat), onder voorbehoud van acceptatie door beide partijen (verkoper/koper) en extractie van verplichte gegevens door een partner-dematerialisatieplatform (PDP).
• Gedematerialiseerde gegevensstromen (via EDI, API, enz.) of online-invoer op het openbare platform.

Het is verplicht om elektronische facturen te archiveren in hun originele computerformaat. Archivering bestaat uit een verzegelde, tijdstempelde deponering in een digitale kluis.

De oprichting van een factureringsnetwerk dat alle BtoB-spelers met elkaar verbindt, gaat gepaard met volledige transparantie over de voortgang van elke factuur, status per status:

4 verplichte statussen worden door alle platforms gecommuniceerd:

• Submitted
• Rejected
• Declined
• Received

Andere statussen (beschikbaar gesteld; in behandeling genomen; goedgekeurd; gedeeltelijk goedgekeurd; betaling doorgestuurd), die aanbevolen maar optioneel zijn, en nog andere, bekend als gratis statussen, zullen wel of niet worden opgenomen in de diensten die door de platforms worden aangeboden.
Deze statussen worden behandeld als managementinformatie in plaats van factureringsinformatie. Kortom, het beheer van klantenkrediet, cashflowbeheer en business intelligence worden aanzienlijk verbeterd.

E-rapportage is de overdracht van gegevens aan de belastingdienst. Deze nieuwe gegevensstromen moeten worden ingediend:

• Voor internationale B2B-transacties, voor verzonden of ontvangen facturen (exclusief import van goederen);
• Voor B2C-transacties (facturen, Z-cash, niet-factuurtransacties);
• Voor inning (wanneer het facturen betreft voor de levering van diensten waarbij de btw bij inning wordt geïnd).

Hoe werkt het?
De frequentie van de e-rapportagestromen is afhankelijk van het btw-regime van het bedrijf. Het door het bedrijf gekozen uitgifteplatform (PPF of PDP) concentreert en verzendt deze stromen naar de belastingdienst.

Een elektronische factuur moet aan twee voorwaarden voldoen:

• Deze moet in elektronische vorm worden gemaakt, verzonden, ontvangen en opgeslagen.
• Deze moet voldoen aan de voorwaarden die zijn opgelegd door de Direction Générale des Impôts.

• Het documentformaat: de e-factuur is geen PDF-bestand dat per e-mail wordt verzonden. Het is een speciaal formaat dat kan worden gelezen door een speciaal geconfigureerde beheertoepassing.
• Het documentcircuit: de elektronische factuur gaat via twee platforms, één gekozen door de verzender en de andere door de ontvanger. Deze platforms controleren de formele conformiteit van de facturen en wijzen deze af als ze niet voldoen. Ze zijn ook verantwoordelijk voor het verzenden van btw-gegevens naar de overheid.

Er zullen twee formaten in omloop zijn:

• Gestructureerde formaten (UBL, EDIFACT, CII, enz.), die alleen door machines kunnen worden gelezen.
• Gemengde formaten, bestaande uit gestructureerde gegevens en een schermleesbare PDF, zoals de Frans-Duitse Factur-X-standaard.

Er zullen platforms ontstaan ​​waarmee bedrijven op een eenvoudige en veilige manier kunnen profiteren van e-facturering.

• De uitwisseling van facturen tussen bedrijven zal worden afgehandeld door particuliere platforms of Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), die in een directory moeten worden vermeld.
• De overdracht van factuurgegevens, waarmee de polsslag van de economie kan worden gemeten, zal worden afgehandeld door een openbaar platform, het Public Billing Portal (PPF). Alleen het openbare platform zal gegevens uitwisselen met de DGDiP. Er zal een automatische koppeling worden gemaakt tussen de particuliere platforms en dit openbare platform.

• Optimalisatie van het factureringsproces: vereenvoudiging, rationalisatie en beveiliging.
• Minder incassogeschillen en kortere betalingstermijnen.
• Kleinere CO2-voetafdruk.

Voor bedrijven betekent de invoering van elektronische facturering vooral lagere kosten:

• Verbeterde cashflow door kortere betalingstermijnen.
• Lagere kosten voor btw-aangifte, dankzij de mogelijkheid van pre-filling.
• Lagere kosten voor factuuradministratie, zowel voor inkomende als uitgaande facturen.

Vereenvoudigde herinneringen, minder geschillen, geautomatiseerde factuurafstemming, traceerbaarheid van factuurverwerking en directe toegang tot gearchiveerde documenten helpen allemaal om de kosten en verwerkingstijd van gedematerialiseerde facturen te verminderen.
Het Forum National de la Facture Électronique schat dat de productiviteitswinst 1/3 bedraagt ​​voor de leverancier en 2/3 voor de klant.

• Het is geschikt voor bedrijven van alle groottes.
• Het garandeert de vertrouwelijkheid van het commerciële beleid (voorwaarden, tarieven, enz.).
• Het verdeelt de verantwoordelijkheid voor de goede werking van het ecosysteem tussen publieke en private spelers.
• Het behoudt de continuïteit van de elektronische factuuruitwisselingssystemen die al bestaan.
• Het stimuleert innovatie en emulatie tussen spelers.
• Het laat de weg open voor processen die kunnen worden verbeterd door aanvullende diensten.