We hebben ervoor gekozen om over te stappen op een dynamisch voorraadsysteem, dat de mogelijkheid om al onze vaste activa precies in heel Frankrijk te lokaliseren combineert met de mogelijkheid om voortschrijdende inventarissen uit te voeren. Joël Gailleton, Director of Accounting, Boiron
Als wereldleider in homeopathische geneesmiddelen vertrouwt Boiron op een veilig gevestigde digitale cultuur om het bedrijf vooruit te helpen. Hun 80-koppige Information Systems-team zet zich in om de backoffice-afdelingen te voorzien van de meest geavanceerde middelen die beschikbaar zijn om aan hun prioriteiten te voldoen. Om de snelheid en betrouwbaarheid van hun voorraden en het beheer van hun vaste activa te vergroten, besloot Boiron om een 100% digitale oplossing te gebruiken, opnieuw gebaseerd op hun langdurige samenwerking met Sage. Boiron deed een beroep op DEVEHO Consulting Group om hen te helpen bij het aanpakken van de drievoudige uitdaging van grote volumes, strakke planningen en gegevensbehoud. Een getuigenis voorgeschreven aan alle efficiëntiezoekers!
Voor een groeiend bedrijf als Boiron, met een groeiend personeelsbestand, veranderende productiemethoden en industriële faciliteiten waarvan de functies voortdurend opnieuw worden geëvalueerd, is de langetermijnintegratie en monitoring van vaste activa een full-time missie. Het beheer van de vaste activa wordt uitgevoerd door een team van 2 personen dat instaat voor het beheer van bewegingen, het boeken van afschrijvingen en het fiscaal beheer.
Boiron liep al voorop in de digitalisering van zijn beheerprocessen en besloot in 2016 het beheer van zijn vaste activa te herzien om de snelheid en efficiëntie in elke fase te verhogen.
Joël Gailleton is de Accounts Director bij Boiron. “We hebben ervoor gekozen om over te stappen op een dynamisch voorraadsysteem, dat de mogelijkheid om al onze vaste activa precies in heel Frankrijk te lokaliseren combineert met de mogelijkheid om voortschrijdende inventarissen uit te voeren. In wezen wordt op elk vast activum een streepjescode aangebracht, die vervolgens wordt vastgelegd in een locatieregister. Een barcodelezer aangesloten op een tablet optimaliseert het werk van onze teams, wat niets is in vergelijking met al het werk dat tot nu toe gepaard ging met het handmatig uitlezen.”
De tweede stap in het digitaliseringsproces van het beheer van vaste activa was de beheeroplossing zelf. Het softwarepakket Abel Entreprise, dat bekend staat om zijn managementfuncties, bereikte zijn grenzen op het gebied van totale dematerialisatie.
Stéphane Picq, Purchasing en Finance Applications Manager bij het Information Systems-team, heeft het project van begin tot eind begeleid. “Binnen onze richtlijnen van de specificaties hebben we uiteraard rekening gehouden met het feit dat onze Sage ERP perfect is aangepast aan onze bedrijfssector en aan de druk op onze afdelingen. Afhankelijk van of aan onze eisen kon worden voldaan, gaven we de voorkeur aan een migratie van ons beheer van vaste activa naar Sage Business Cloud X3.”
Naast het vermogen van Sage Business Cloud X3 om gedematerialiseerde vaste activa te beheren, moest ook de capaciteit om het gegevensarchief te bewaren met betrekking tot de 55.000 vaste activa die in de Abel Entreprise-database zijn opgeslagen, worden bewezen. De kennis van DEVEHO Consulting Group van de afdelingsdruk die specifiek is voor de zorgsector, evenals het feit dat ze specialisten zijn in de Sage-oplossing, hielpen Boiron bij hun keuze.
Stéphane Perrayon, Development Manager bij Deveho Consulting Group, legt uit welke uitdagingen er op het spel staan.
“De eerste uitdaging was de gelijktijdige generatievernieuwing. De migratie kwam op hetzelfde moment als een volledige herziening van de beheerprocessen voor de levenscyclus van vaste activa. De tweede uitdaging was natuurlijk de enorme hoeveelheid gegevens. Het was niet eenvoudig om de datasheets met vaste activa, die zo lang onder Abel Entreprise werden beheerd, te bewaren zonder ze te beschadigen, ondanks de directe koppelingen tussen de software-architectuur. De derde uitdaging was het managen van de strakke planning.”
Door de implementatie van een dynamische inventarisatie en de migratie naar de nieuwe software wordt in alle stadia van de levenscyclus van de vaste activa de gewenste tijdwinst behaald. De database wordt automatisch bijgewerkt bij het invoeren van een vast activum, bijvoorbeeld tijdens rollende inventarissen, wat op zijn beurt de productiviteit verhoogt. Alexandre Cherblanc is een van de twee operatoren die belast zijn met het beheer van de vaste activa. “Voor mij is de grootste verandering het niet langer handmatig invoeren van het bedrag en de kostenadministratie voor elk vast activum. Nu, met alleen het factuurnummer, gaat alles automatisch. Bovendien wordt de informatie bij elke inventarisatie direct naar de database gestuurd.”
