ROZHODLI SME SA PREJSŤ NA DYNAMICKÝ INVENTARIZAČNÝ SYSTÉM, KTORÝ SPÁJA SCHOPNOSŤ PRESNE LOKALIZOVAŤ VŠETKY NAŠE DLHODOBÉ AKTÍVA PO CELOM FRANCÚZSKU S MOŽNOSŤOU PRIEBEŽNÝCH INVENTÚR. JOËL GAILLETON, RIADITEL UCTOVNICTVA, BOIRON
Ako svetový líder v oblasti homeopatických liekov sa spoločnosť Boiron spolieha na bezpečne zavedenú digitálnu kultúru, ktorá posúva spoločnosť vpred. Ich 80-členný tím informačných systémov sa zaviazal poskytovať oddeleniam back-office najmodernejšie dostupné zdroje na splnenie ich priorít. S cieľom zvýšiť rýchlosť a spoľahlivosť ich zásob a správy ich dlhodobého majetku sa spoločnosť Boiron rozhodla využiť 100% digitálne riešenie, pričom opäť vychádzalo z ich dlhoročného partnerstva so spoločnosťou Sage. Boiron vyzval DEVEHO Consulting Group, aby im pomohla pri riešení trojitej výzvy veľkých objemov, prísnych harmonogramov a ochrany údajov. Referencia predpísaná všetkým, ktorí hľadajú efektivitu!
Pre expandujúcu spoločnosť, akou je Boiron, s rastúcou pracovnou silou, vyvíjajúcimi sa výrobnými metódami a priemyselnými zariadeniami, ktorých funkcie sa neustále prehodnocujú, je dlhodobá integrácia a monitorovanie fixných aktív poslaním na plný úväzok. Správu dlhodobého majetku vykonáva 2-členný tím, ktorý má na starostiriadenie pohybov, účtovanie odpisov a daňovú správu.
Už v popredí digitalizácie procesov riadenia sa spoločnosť Boiron v roku 2016 rozhodla prepracovať správu svojho dlhodobého majetku s cieľomzvýšiť rýchlosť a efektivitu v každej fáze.
Joël Gailleton je účtovným riaditeľom spoločnosti Boiron. „Rozhodli sme sa prejsť na dynamický inventarizačný systém, ktorý spája schopnosť presne lokalizovať všetky náš dlhodobý majetok po celom Francúzsku s možnosťou priebežnej inventarizácie. Čiarový kód je v podstate pripevnený na každý dlhodobý majetok, ktorý je potom zaznamenaný v registri na mieste. Čítačka čiarových kódov pripojená k tabletu optimalizuje prácu vykonávanú našimi tímami, čo je nič v porovnaní so všetkou doterajšou prácou pri manuálnom čítaní.”
Druhou fázou procesu digitalizácie správy dlhodobého majetku bolo samotné riešenie správy. Softvérový balík Abel Entreprise, uznávaný pre svoje manažérske funkcie, dosiahol svoje limity z hľadiska úplnej dematerializácie.
Stéphane Picq, manažér nákupu a financií s tímom informačných systémov, viedol projekt od začiatku do konca. „V rámci našich smerníc špecifikácií sme prirodzene zohľadnili skutočnosť, že náš Sage ERP je dokonale prispôsobený nášmu obchodnému sektoru a tlakom na naše oddelenia. V závislosti od toho, či by bolo možné splniť naše požiadavky, sme uprednostnili možnosť migrácie našej správy fixných aktív na Sage Business Cloud X3.“
Okrem schopnosti Sage Business Cloud X3 spravovať dematerializované fixné aktíva sa musela preukázať aj schopnosť uchovávať dátový archív týkajúci sa 55 000 fixných aktív uložených v databáze Abel Entreprise. Znalosť DEVEHO Consulting Group o špecifických tlakochv špecifických pre sektor zdravotníctva, ako aj to, že sú špecialisti na riešenie Sage, pomohli spoločnosti Boiron pri výbere.
Stéphane Perrayon, manažér vývoja v Deveho Consulting Group, vysvetľuje výzvy, o ktoré ide.
„Prvou výzvou bola simultánna generačná obnova. Migrácia prišla v rovnakom čase ako kompletné prepracovanie procesov riadenia životného cyklu fixných aktív. Druhou výzvou bol, samozrejme, samotný objem dát. Uchovanie údajových listov dlhodobého majetku, spravovaných tak dlho v rámci Abel Entreprise, bez ich poškodenia nebolo jednoduché, napriek priamej väzbe medzi softvérovou architektúrou. Treťou výzvou bolo zvládnutie nabitého harmonogramu.“
Požadovaná časová úspora sa dosahuje vo všetkých fázach životného cyklu dlhodobého majetku prostredníctvom implementácie dynamickej inventarizácie a migrácie na nový softvér. Databáza sa automaticky aktualizuje pri vkladaní dlhodobého majetku, napríklad počas priebežných inventúr, čo následne zvyšuje produktivitu. Alexandre Cherblanc je jedným z dvoch operátorov, ktorí majú na starosti správu dlhodobého majetku. „Pre mňa je najväčšou zmenou už to, že už nemusím manuálne zadávať sumu a účtovanie nákladov pre každý dlhodobý majetok. Teraz, len s číslom faktúry, sa všetko robí automaticky. Okrem toho sa informácie priamo prenášajú do databázy počas každej inventarizácie.“
